Expediente electrónico
Páginas: 15 (3594 palabras)
Publicado: 3 de mayo de 2010
El e-expediente administrativo
Aída Luz Mendoza Navarro
I- Introducción
La tecnología informática, desde hace buen tiempo se ha convertido en asunto obligado para muchos profesionales, pero ¿por qué avanza esta valiosa herramienta en los archivos? En principio encontramos múltiples ventajas en su aplicación tanto para la actividad pública como privada, pero debemos mencionar algunosproblemas aun por resolverse como la obsolescencia, la demostración de la autenticidad o su conservación a largo plazo.
No obstante, consideramos que los diversos aspectos relacionados con los documentos electrónicos desde el punto de vista legal, informático y archivístico, marcan una nueva visión en la atención de los documentos de archivo. Por lo menos para los archiveros de todas partes delmundo es un gran desafío, en tanto deben abordar el tema con esmerada seriedad, dedicación y mucha responsabilidad porque ellos son los custodios y vigilantes de los documentos, cualquiera sea el soporte en el que se encuentren y por todos los caminos que daban recorrer hasta su archivamiento definitivo, como sucede con los documentos de valor permanente o para su eliminación, previo procedimientolegal establecido, cuando dejen de ser útiles a la administración y no sean necesarios para la reconstrucción del pasado nacional.
En lo que concierne a los documentos electrónicos en la administración pública, últimamente, la mayoría de los gobiernos impulsan el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión gubernamental, es por ello que en los últimos cinco años estamosasistiendo a un desarrollo progresivo del E-government, traduciéndose los avances en una disminución considerable de los tiempos en la gestión, con lo que se va mejorando la relación Estado-administrado.
La ley de firmas y certificados digitales 27269, como en otros países, procuró resolver el problema de la incertidumbre sobre la autenticidad de los documentos electrónicos e incorporó la firmaelectrónica y digital. Ambas firmas son equiparables con la firma manuscrita para todos los efectos, de tal manera que los documentos que cumplen los requisitos de firma de la ley gozan de plena validez jurídica para los efectos procesales de seguridad y autenticación, su reglamento fue aprobado por Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM dando pase a una amplia y hasta obligatoria aplicación en laadministración pública.
II. El e-expediente administrativo o expediente electrónico
Conceptualmente podemos definirlo como el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenados secuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico − comprende la aplicación de los procesos
técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración −, conservación yservicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnología informática.
2.1 ¿Cómo se realiza el procedimiento administrativo por medios electrónicos?
En forma simple y concreta podemos mencionar que el procedimiento administrativo electrónico es aquel trámite que utiliza desde su inicio hasta su resolución o archivamiento definitivo, sistemas y aplicaciones informáticas. Portanto todo el trámite debe ser realizado por sistema electrónico, aunque en la práctica se aplican sistemas híbridos (documentos en soporte de papel y electrónico).
Si mantenemos un sistema de gestión de expedientes en ambiente electrónico tenemos que tener en cuenta el uso integral del e-expediente considerando su aplicación dentro de la propia organización como en el ámbito externo, sin dejarde atender la necesidad de compatibilizar la gestión electrónica con otras medidas dirigidas a la población para la tramitación como: DNI electrónico, fácil acceso a Internet, ventanilla única, utilización de la firma digital y sobre todo las garantías para la notificación y comunicaciones electrónicas.
Respecto de la aplicación de la tecnología informática en la administración pública Ricardo...
Aída Luz Mendoza Navarro
I- Introducción
La tecnología informática, desde hace buen tiempo se ha convertido en asunto obligado para muchos profesionales, pero ¿por qué avanza esta valiosa herramienta en los archivos? En principio encontramos múltiples ventajas en su aplicación tanto para la actividad pública como privada, pero debemos mencionar algunosproblemas aun por resolverse como la obsolescencia, la demostración de la autenticidad o su conservación a largo plazo.
No obstante, consideramos que los diversos aspectos relacionados con los documentos electrónicos desde el punto de vista legal, informático y archivístico, marcan una nueva visión en la atención de los documentos de archivo. Por lo menos para los archiveros de todas partes delmundo es un gran desafío, en tanto deben abordar el tema con esmerada seriedad, dedicación y mucha responsabilidad porque ellos son los custodios y vigilantes de los documentos, cualquiera sea el soporte en el que se encuentren y por todos los caminos que daban recorrer hasta su archivamiento definitivo, como sucede con los documentos de valor permanente o para su eliminación, previo procedimientolegal establecido, cuando dejen de ser útiles a la administración y no sean necesarios para la reconstrucción del pasado nacional.
En lo que concierne a los documentos electrónicos en la administración pública, últimamente, la mayoría de los gobiernos impulsan el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión gubernamental, es por ello que en los últimos cinco años estamosasistiendo a un desarrollo progresivo del E-government, traduciéndose los avances en una disminución considerable de los tiempos en la gestión, con lo que se va mejorando la relación Estado-administrado.
La ley de firmas y certificados digitales 27269, como en otros países, procuró resolver el problema de la incertidumbre sobre la autenticidad de los documentos electrónicos e incorporó la firmaelectrónica y digital. Ambas firmas son equiparables con la firma manuscrita para todos los efectos, de tal manera que los documentos que cumplen los requisitos de firma de la ley gozan de plena validez jurídica para los efectos procesales de seguridad y autenticación, su reglamento fue aprobado por Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM dando pase a una amplia y hasta obligatoria aplicación en laadministración pública.
II. El e-expediente administrativo o expediente electrónico
Conceptualmente podemos definirlo como el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenados secuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico − comprende la aplicación de los procesos
técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración −, conservación yservicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnología informática.
2.1 ¿Cómo se realiza el procedimiento administrativo por medios electrónicos?
En forma simple y concreta podemos mencionar que el procedimiento administrativo electrónico es aquel trámite que utiliza desde su inicio hasta su resolución o archivamiento definitivo, sistemas y aplicaciones informáticas. Portanto todo el trámite debe ser realizado por sistema electrónico, aunque en la práctica se aplican sistemas híbridos (documentos en soporte de papel y electrónico).
Si mantenemos un sistema de gestión de expedientes en ambiente electrónico tenemos que tener en cuenta el uso integral del e-expediente considerando su aplicación dentro de la propia organización como en el ámbito externo, sin dejarde atender la necesidad de compatibilizar la gestión electrónica con otras medidas dirigidas a la población para la tramitación como: DNI electrónico, fácil acceso a Internet, ventanilla única, utilización de la firma digital y sobre todo las garantías para la notificación y comunicaciones electrónicas.
Respecto de la aplicación de la tecnología informática en la administración pública Ricardo...
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