Expediente

Normas básicas de organización de los archivos de oficina de la UCA - UCA.es Uni... Página 1 de 8

Sumario
 

1. Principios básicos 2. Expediente administrativo ■ Definición ■ Estructura ■ Organización ■ Ordenación interna 3. Series ■ Definición ■ Organización ■ Ordenación 4. Correspondencia 5. Documentos de apoyo administrativo ■ Definición ■ Organización 6. Nivel básico de organización delarchivo 7. Instalación y conservación de documentos 8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión  

1. Principios básicos
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos ydefensa de derechos.    La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:   ■ Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina. ■ Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto. ■ Considerar como piedra angular de la actuaciónadministrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.      En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.   

http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/normasorganizacion

07/06/2012

Normas básicas de organización de los archivos de oficina de la UCA - UCA.es Uni... Página 2 de 8

2. Expediente administrativo
Es la unidad básica de organizaciónde los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría los documentos.      2.1. Definición de expediente    Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.        2.2. Estructura de los expedientes    La incorporación de documentos a un expediente debeseguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.    Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.        2.3. Organización de los expedientes    Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere ala resolución de un asunto.   ■ Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.) ■ Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. ■ Evite ladesmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. ■ Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente. ■ Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución saber si ya ha sido abierto. ■No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado. ■ Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debeusarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. ■ En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deb entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. ■ No debe incluirse como parte...