Expedientes De Personal

1.- CONCEPTO DEL EXPEDIENTE DE PERSONAL.

Esta función permite sistematizar toda la información contenida en el maestro de personal.
Maneja básicamente dos tipos de información: Fija y Variable, ambas pueden ser relacionadas por intermedio de una Tabla Genérica. La información de naturaleza fija, esta relacionada con temas predefinidos vinculados con un trabajador, por ejemplo: Dotación deUniformes (código, cantidad, fecha de vencimiento, entre otros), Cargas Familiares (nombre, código del pariente, edad, cédula, niveles educativos etc.), Entrenamiento (instituciones, planificación de cursos), Guarderías (pre-escolar, niveles, tarifas, parentesco), Referencias Personales, Trabajos Anteriores, Seguros, Certificados, entre otros.
Estos temas fijos pueden ser relacionados con N tablasgenéricas, que especifiquen diversos elementos de información, ejemplo: en la Tabla de Uniformes: botas, cascos, pantalones; en la Tabla de Familiares: hijos, padres, hermanos.

1.2.- IMPORTANCIA DEL EXPEDIENTE DEL PERSONAL

Estemos de acuerdo o no, hoy en día la importancia de una buena gestión en lo que a organización se refiere es fundamental. Evidentemente, todo ese funcionamiento pasa poruna serie de condicionantes que en mayor o menor medida están íntimamente relacionados. Todos ellos son lo que provocan el desarrollo real de cualquier organización. Es más, condicionantes como planificación y composición de plantillas, división de las distintas funciones a desempeñar, utilización de informática son elementos que aparentemente pueden carecer de importancia o pasar desapercibidospuesto que están ahí, pero resultan todo lo contrario, de ahí su importancia.
A todos estos factores, hay que añadirle uno más, ya que resulta fundamental: las personas que la integran. Atendiendo a su naturaleza, su formación, su funcionamiento y, porqué no, a su propio carácter darán lugar a formar parte del “cuerpo real” de la organización a la que pertenecen. Es por ello, por lo que esaplanificación y composición de plantilla hacen que se tengan en cuenta factores tales como el número de personas a contratar, las que resultan totalmente necesarias para el continuo funcionamiento o las que lo son para hechos puntuales (cubren necesidades puntuales), las funciones que van a llevar a cabo: una o varias dependiendo de la actividad o de su propia capacidad, los costos que ello llevaconsigo, gente especializada para el desempeño de funciones e incluso cargos de importancia dentro de la organización.
Todo ha de tenerse muy en cuenta, sobre todo si nos damos cuenta de que todo funciona muy deprisa, de forma muy acelerada y con una necesidad de adaptación impresionante, se ha de estar preparado para cualquier situación, entre otras cosas porque lo que hoy funciona, mañana no, lo quehoy es válido, mañana deja de serlo.
 
2.- ELABORACION DE UN EXPEDIENTE PERSONAL

2.1.- ESTRUCTURA

Para la organización de la documentación del Dpto. de Recursos Humanos de una empresa, hemos creado un único archivo llamado Archivos de Expedientes de Personal.

Este archivo contendría la información interna de cada uno de los empleados contratados por la empresa, en cada una de susdelegaciones. La primera carpeta por lo tanto, llevaría el nombre de cada una de las delegaciones o él de la ciudad donde esta ubicada cada delegación. A continuación un segundo nivel esta formado por el nombre del empleado, bajo la forma de Apellido 1, Apellido 2, y Nombre, correspondiente al expediente de cada uno de ellos, y recogería toda su documentación.

El tercer nivel, esta formado por unconjunto de carpetas, que se repiten para cada uno de los empleados, y que son:
[pic] Contratos y Modificaciones
[pic] Datos Personales e Identificativos
[pic] Documentación Fiscal
[pic] Nóminas
[pic] Régimen asistencial

A su vez, la carpeta Nóminas se desglosaría en otro nivel de carpetas, por cada uno de los años.
Toda esta estructura se resume en el siguiente esquema:
[pic] Archivo de...