Expedientes

Formación elementos y reglas de la catalogación de un reporte
La catalogación de los Archivos es la más común de las técnicas empleadas en la DESCRIPCIÓN documental, la más variada y compleja.Generalmente los catalogado­res emplean adaptaciones de modelos bibliográficos con la finalidad de satisfacer necesidades específicas de cada Archivo. Estas necesidades obligan al catalogador aemplear datos relativos y subjetivos, que les permite salir adelante en su labor do­cumental.
Cuánto hemos visto hasta aquí, tiene por objeto la organización y orden exterior de la documentación. Sepuede no sólo organizar y ordenar los documentos, sino también el contenido de los mismos. Es por eso que decimos que los Catálogos son considerados como ordenación intrínseca, dispone los asuntosde la documentación con arreglo a un método determinado. Formase catálogo cuando a los asientos de uno o más inventarios analíticos, de extractos, o resúmenes, se les da -previa su trascripción atantas papeletas por asiento como asuntos contengan- un orden distinto del observado en dichos inventarios
La tarea de la catalogación es básicamente la de dividir la INFORMACIÓN en da­toscomprensibles para la recuperación de la INFORMACIÓN, permitiendo inclu­so, efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del Archivo, de esta forma obtenemos detalles comoformatos, tipos documentales, estado de conserva­ción o de agregar características que interese en forma cuantitativa o cualitativa
En los Archivos de la administración pública suele elaborarse elCATALOGO cro­nológico, onomástico, el toponímico, casi inexistente el temático, y es inexistente el CATALOGO científico, cuya clasificación obedece a un ordenamiento lógico de materias.
En algunosArchivos se observa la utilización de colores (método de coincidencia visual) en los CATÁLOGOS, la utilización de colores puede ser una ventaja en al momento de clasificar las fichas catalográficas...