expedientes

Trámite del Expediente

A partir de la implementación del Sistema Informático COMDOC en el 2006 se
considera necesario explicar, dentro de este sistema, el manejo del expediente para
aplicarlo en el área administrativa.
El presente trabajo ha sido elaborado por el Centro de Capacitación Superior del
HSN y supervisado por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de SecretaríaAdministrativa con el objeto de facilitar la comprensión del trámite de expedientes
administrativos, siguiendo las normativas del DP-1025/06 referido al SISTEMA DE
COMUNICACIONES DOCUMENTALES III (COMDOC III) Reglamentación General.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos
de la gestión administrativa en el ámbito de la gestiónpública:
Trámite interno: (TRI) asunto breve y de rutina. Se debe registrar, prohibiéndose el
uso de carpeta. Se utiliza carátula o portada para su mejor reconocimiento y
ordenamiento. Su tramitación se agota dentro del organismo de origen.
Nota: comunicación escrita dirigida de persona a persona, referida a asuntos del
servicio.
Memorando: escrito de uso interno que se dirige de persona apersona o de área a
área comunicándole una situación especial y exponiendo elementos de juicio
referentes a un asunto en trámite, sirviendo de ayuda memoria para encarar la
solución del caso.
Informe: se dirige de dependencia a dependencia. Remite datos u opiniones
fundamentadas sobre un asunto determinado.
Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basado en normas jurídicas deaplicación, jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, tendiendo a orientar a
la autoridad que debe resolver el caso.
Oficio: pueden ser administrativos —de la Administración Pública— y judiciales —del
Poder Judicial—.
Cédula: comunicación característica del ámbito administrativo o judicial.
COMDOC III
Se hará una breve introducción al Sistema de Comunicaciones Documentales III
(COMDOCIII) que nos permitirá comprender su función y la forma en que se
diligencia cada documento.
El sistema facilita y agiliza la tarea administrativa permitiendo el registro y
permanente seguimiento de la documentación; por ejemplo: memo, nota, trámite
interno, expediente, etc.

En el sistema conviven dos tipos de documentación: documentación papel y
documentación electrónica.
Documentaciónpapel: documentación que requiere soporte papel: el expediente,
el trámite interno y el memo papel con documentación adjunta. Además, para un
memo papel con documentación adjunta se puede iniciar una Carpeta Contenedora
para Áreas e incluirlo en ella.
La documentación papel se debe registrar, y para su control debe ser transferida
a través de un remito.
Documentación electrónica:documentación interna que no requiere un sustento
en papel, por ejemplo: memo y nota. Es más ágil, ya que se genera y se “hace
visible” en el área destinataria una vez firmado en forma electrónica. Esto obliga a
que las áreas ingresen al sistema diariamente, por uno o más usuarios del área, ya
que tienen la responsabilidad de tomar conocimiento, dar respuesta o proceder en
consecuencia con lo solicitado.Dentro del sistema informático existe una clasificación de los papeles que se
diligencian en:
Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros
documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas
que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan
el mismo procedimiento que los expedientes ylos TRI, tienen otro valor
administrativo ya que sólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser
originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa.
Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo.
No son contenedores de carpetas ni de documentos.
Al crear o registrar un documento, el sistema COMDOC III genera un...