Explica La Necesidad De Los Archivos En Las Empresas

1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas
R//: Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o  hechos que se hayan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquierempresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.
2. Define, explica y establece la importancia de tablas de retención documental y el manual de archivo en una empresa.
R//: Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de losdocumentos.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizanla selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

3. 3- Que entiende por el proceso de foliación y que recomendaciones se hacen al respecto para una óptima y efectiva organización documental.
R//: Es el Acto deenumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. La foliación es muy importante en todos los casos de la organización dearchivos, sus principales finalidades son:

La Cantidad de los folios.
La calidad de los folios, y hace referencia a la conservación de documentos.

Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de documento puede tener foliación (Inventarios, guías, catálogos).La foliación es requisito para transferencias primarias (Archivos de gestión al archivo central) y los secundarios(Archivo central al archivo histórico).
Requisitos para la foliación:1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamenteclasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico.
2. La documentación que va a serobjeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. Materiales para la foliación:
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra yblanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble.
No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento para la foliación de documentos:
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
No se debe foliar utilizando números con elsuplemento A, B, C, o bis.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible...