EXPO DE ARCHIVO GUIA 5

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

LINA MARÍA VERA ALBORNOZ
NICOLAS VILLALOBOS GAITÁN

TÉCNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
428298

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL DE GIRARDOT
2013

RECIBO DE
DOCUMENTOS

El recibo de documentos es una de las tareas ma
importantes y definitivas y el tratamiento de las
comunicaciones empresariales.
Por esta razónse realiza un control que permita
comprobar el recibo y tramite estableciendo las
responsabilidades de los encargados de esta labor.

COMUNICACIONES
EXTERNAS

Son las que se cruzan entre otras
empresas instituciones o entidades y
entre personas naturales y viceversa

CLASIFICACION DE LAS
COMUNICACIONES

COMUNICACIONES
INTERNAS

Son las que se cruzan entre las
dependencias de la misma empresa
oentre funcionarios, dentro de la
misma cede o fuera de ella para
cumplir con una función.

La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello, que al
imprimirlo indica que es de propiedad de la empresa. Y este sello se
conoce como Sello Radicador.
La Radicación en los documentos oficiales es muy importante por que
con ello se matricula oficialmente el documento en la empresa.

PROCESO DERADICACION

Según el Articulo 5 del acuerdo 060/2001 dice que el proceso de
radicación velara por la transparencia de la actuación administrativa y
por esta razón no se reservaran números de radicación, ni habrán
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.
También establece que si se presentan errores se dejará constancia por
escrito, la respectiva justificación y la firma del jefe de launidad de
correspondencia.

RECEPCIÓN

PASOS PARA EL
RECIBO DE
DOCUMENTOS

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y
diversos conductos y estos conductos pueden ser directos o indirectos.

Comunicaciones directas:
Si la comunicación va dirigida a la empresa o para alguno delos funcionarios
Si se trata de una comunicación oficial
Si el sobre o empaque se encuentraen buen estado
Comunicaciones indirectas:
El asunto le compete ala dependencia a la que va dirigida
Si esta firmada
Si la fecha es actual
Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente
Si hay anexos y se mencionan

CLASIFICACIÓN

Consiste en separar los documentos
recibidos en los siguientes grupos:

Comunicaciones oficiales: son todas
aquellas recibidas o producidas en
desarrollo
desus
funciones,
independiente del medio utilizado. Se
conocen como documentos radicables.

PASOS PARA EL
RECIBO DE
DOCUMENTOS

Comunicaciones personales: se
definen como correspondencia y son
todas las comunicaciones privadas
que llegan a la empresa. Citando o no
el cargo del funcionario. No generan
tramites para las instituciones

Documentos contables
Revistas, folletos y publicaciones
PropagandaEstos documentos reciben el nombre de
no radicables

APERTURA

Trata de la apertura de sobres o
empaques de las comunicaciones
oficiales, para extraer el documento y
sus anexos

REVISIÓN
Se verifica la competencia, los anexos,
el destino, debe estar firmado y los datos
de origen del ciudadano o entidad que lo
remite, datos donde se va a enviar la
respuesta y asunto correspondiente.

PASOS PARA ELRECIBO DE
DOCUMENTOS
RADICABLES

Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un numero consecutivo a
las comunicaciones producidas o recibidas y
dejan constancia de fecha y hora del recibo
o envío. Con el fin de oficializar su tramite y
cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley

RADICACION

REGISTRO

PASOS PARA EL
RECIBO DE
DOCUMENTOS
RADICABLES

Procedimiento pormedio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas
o recibidas.
Datos tales como: nombre de la persona y / o entidad
remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos
y tiempo de respuesta (si lo amerita),...