Expo Maestra Jimena

1. Elementos de diseño y modelo. Alternativas de cedula y gráficos

Los elementos de diseño y modelo fortalecen las alternativas para recopilar la información dentro de las mismas, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances obtenidos como la interrelación entre los instrumentos empleados y resultados alcanzados. Las cédulas y gráficas son herramientasque ayudan a la organización de la información recopilada, nos permiten ordenar las acciones y presentar en forma visual los avances y resultados de la auditoría administrativa en todas sus etapas.
Para entender mejor las diferencias que existen entre las cédulas y los gráficos, podemos decir que las primeras nos dan la posibilidad de incluir un mayor rango de información, pero de una formaestructurada. Las gráficas son más visuales puesto que la información se presenta por medio de diagramas.
Las cédulas se utilizan para recopilar información, integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, entre otros procesos. En el caso de las cédulas, la captación de información se amplía, al abrir el rango de respuesta para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectospercibidos, comentarios y otros. Para definir la estructura de la cédula es necesario precisar con claridad el objeto que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener. Para que las cédulas logren el efecto deseado deben observar los criterios siguientes:
1.-Destinar espacio en la parte superior para los datos de identificación de la organización, título, fecha y número de página.
2.- De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la información.
3.- Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y utilidad.
4.- El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido,así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.
5.- Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y quien autoriza.
6.- Las cédulas que se utilizan para agrupar información evaluatoria, deben prepararse de acuerdo con los requerimientos específicos de su objetivo.
En las cédulaspodemos distinguir básicamente tres modelos, que varían en su diseño y contenido, dependiendo del objetivo que se tenga. Estas son:
Las cédulas operativas se utilizan para mostrar un programa de trabajo o un reporte de avance.
Las cédulas de diagnóstico se utilizan para registrar avances o evidencias.
Las cédulas de evaluación muestras los criterios de diagnóstico y evaluación para unasituación.

Ahora bien, los gráficos vienen a ser una representación visual, generalmente con diagramas de los procesos u operaciones revisados, pueden diseñarse con la utilización de diversas formas, como son los cuadros, círculos, flechas, barras y otros. Lo importante es que le den a la persona que las revisa un claro sentido de los hechos, tendencias, implicaciones, entre otras.

En las gráficas existenuna gran variedad de modelos, que surgen de la combinación de figuras y datos. Aunque, depende de la creatividad del auditor, de la información que desea presentar y de la imagen visual que quiere provocar con ella.
El empleo de estas herramientas en una auditoria presenta una alternativa para realizar el manejo de información permitiendo complementar registros de los cuestionarios y de lascedulas. El manejo de información con estos instrumentos puede adoptar diferentes formas, siempre y cuando respondan a los requerimientos de la organización y muestren los avances y resultados en forma precisa.

2. Campos de Aplicación de las Normas de Calidad

Las normas de calidad son aplicables a:
Organizaciones que buscan ventajas por medio de la implementación de un sistema de gestión de la...