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Organogramas, organigramas y diagramación

Pregunta guía
¿Cuál es la utilidad funcional de un organigrama?
Nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
* Representan un elemento técnicovaliosos para el análisis organizacional.
* La división de funciones.
* Los niveles jerárquicos.
* Las líneas de autoridad y responsabilidad.
* Los canales formales de la comunicación.
* La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
* Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
* Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresaen cada departamento o sección de la misma.

Q. Actividades previas

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Relacionados con la elaboración de organigramas.
1.-SU ELABORACION:
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo másfrecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no puedenrepresentar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
 Títulos de descripción condensada de las actividades.
 Nombre del funcionario que formuló las cartas.
 Fecha de formulación.
 Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
 Leyenda,(explicación de líneas y símbolos especiales).
Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneashorizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

2.-PROCESO DE ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA+’
1. Realizar una investigación sobre la estructura organizacional:determinando las unidades que construyen la organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.
2. Funciones o actividades que realizan cada una.
3. Relaciones o subordinaciones existentes entre las unidades organizativas.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
* Las casillas deben ser rectangulares.
* Las líneas de mando deben caer siempre en formavertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
* Las líneas de nivel son siempre horizontales.
* Delimitar con precisión las unidades o dependencias.
* Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente el pie del gráfico.
* Los organigramas deben de ser ante todo muy claros,por ello se recomienda que no contengan un número exclusivo de cuadros y puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la compresión de la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ello, los cuadros deben de quedar separados entre sí por espacios apropiados.
* Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización, de...