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LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.
A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclararsus especificidades.
En la vida cotidiana usamos indistintamente los términos “organizar” y “ordenar”. Así, decimos, por ejemplo, que “es necesario organizar la casa” o que “es necesario ordenar la casa”, lo cual no representa ninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijéramos que “es necesario organizar un archivo” o que “es necesario ordenar un archivo” sítendríamos algunas dificultades, pues tales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar, clasificar y ordenar, son sinónimas:
“Organización: Acción y efecto de organizar. // Disposición, orden”. “Organizar: Disponer, establecer, reformar, tomar formaregular. Sinónimo: ordenar”.
“Clasificación: Acción de clasificar. Sinónimo: reparto”. “Clasificar: Ordenar por clases. Sinónimo: ordenar”
“Ordenación: Disposición. Sinónimo: arreglo, coordinación, disposición, método, ordenamiento”.
“Ordenar: Poner en orden. Sinónimo: arreglar, clasificar, disponer en series”.
De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones quese dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aquí, se adecuan al trabajo en los archivos, pues tratándose de un ámbito particular, denominan procesos muy específicos.
Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado.
Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen loque en archivística se considera organización documental. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. “Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia que podemos llamar Organización, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservación de los documentos, deuna parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra”.
“Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”
“Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es elprimer paso del proceso de organización (...)”
“Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. (...)”
De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizaradecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.
La organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede –y se debe- observaro representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?
La clasificación es el...