Expocicion

coordinacion de operaciones eventos
Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente del Comité Organizador de cada evento en particular, se deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realización por Áreas de Coordinación.

En cada una de esas coordinaciones que conforman el comité organizador en su totalidad, se dividen todas las funciones yacciones necesarias para la realización de un evento de gran magnitud.
Funciones principales del coordinador general. La mayor parte de éstas las lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de área y son:

1. Realización y desarrollo de la Convención
1.       Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
2.       Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
3.       Establecer objetivos ymetas.
4.       Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
5.     Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento.
6.  Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad.7.       Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempo completo.

2. Políticas, reglamentos, programas y procedimientos
1.       Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
2.  Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto de los Coordinadores de Área.
3.   Redactar el reglamentogeneral y uno técnico adecuado a las características específicas de cada evento, con la colaboración de todas las áreas.
4.       Elaborar el reglamento y programa técnico junto con el Coordinador Técnico.

3. Coordinadores de área
1.     Coordinar y supervisar a los coordinadores de área. La buena coordinación y comunicación de los organizadores y responsables de diferentes áreas, facilita laslabores y el logro de los objetivos del evento.
2.       Para maximizar la coordinación entre todos los organizadores, se deben tener juntas periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas. También deberá mantener reuniones con cada responsable en particular.
3.    Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de losorganizadores con la suficiente antelación, para que cada reunión de Comité a realizar resulte lo más provechosa posible.
4.     Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contraídos y los detalles de cada reunión, que deberá estar firmada por todos los presentes.
5.    Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité organizador deben ser con más frecuencia y sedeben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las coordinaciones de área.
6.    Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de organizadores, ya que esto redundará en mayor calidad del producto final.
7.   Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las coordinaciones, antes, durante y después del evento.
8.      Establecer yautomatizar la comunicación y el intercambio de información eficiente, ya que asegura la participación de todos y facilita la toma de decisiones.
9.     Armar el programa de trabajo para cada área que forme parte de la estructura de organización del Comité Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas pertinentes.

4. Sistemas y procedimientos1.       Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación general.
2.       Junto al Coordinador de Administración desarrollar y establecer los procedimientos y sistemas para facilitar la realización.
3.  En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar estos sistemas, entendiendo por sistemas al software necesario para automatizar la información y evitar que se...