Exposiciones Sistema De Infromacion II

DIGITALIZACION DE LA INFORMACION
INTRODUCCIÓN
En los entornos de trabajo un porcentaje muy importante de la información que se maneja se hace a través de documentos.
La implantación Masiva de herramientas de producción electrónica de documentos le da un nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo las organizaciones deben permitir la agilización del trabajo cotidiano, laaccesibilidad, búsqueda y consulta de la información.
Por este motivo, nació la herramienta de la Digitalización de los Documentos con el objetivo de preservar la memoria física del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador.
También podemosdecir que es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos.
Se entiende la operación de transformar algo analógico (algo físico, real, de precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisión determinada de unidades lógicas denominadas bits). En fin, que dejándonos de tanto formalismo sintáctico,en el caso que nos ocupa se trata de coger una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador
Tipos de Digitalización
Sistemática
Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma delresponsable. Este tipo de Digitalización se usa en la organización que tiene el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
Retrospectiva
Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos Originales.
¿Porqué Digitalizar?
La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, lalocalización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la  información con documentos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual,  de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fácil y oportuna.
Existen además, costosocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.
Partiendo de la definición registrada en la Ley 594 de 2000, relacionada con la Gestión documental, “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización dela documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” , se puede determinar que las actividades tendientes a cumplir con este propósito están enmarcadas en el manejo del ciclo vital del documento.
Aplicaciones
Archivos :
Velocidad y facilidad de consulta
preservación y conservación documental.Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
Aspectos generales
Múltiples copias y múltiples archivos.
Depuración de documentos.
Localización.
Manipulación.
Búsqueda de documentos físicos.
Retraso en firmas y autorizaciones.
Extravío de documentos.
Exceso de fotocopias.
Archivos duplicados.
Falta de seguridad yconfiabilidad.
Humedad, polvo, polillas, mal manejo.
Confusión y pérdida de documentos.
USOS
Los beneficios que ofrece la tecnología, se convierten en una necesidad en la era de la información y del conocimiento, en todas las entidades, con el fin de brindar eficientes y eficaces servicios y de esta manera se vera reflejado en:
CONSULTA DOCUMENTAL: Eficiencia en la consulta de documentos y...