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Etapa 5
Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría
Preparación del informe de la auditoría
El auditor jefe es el responsable de la preparación y del contenido del informe de auditoría.
El informe de la auditoría ha de ser preciso, conciso, claro y directo, apoyadas en las evidencias y hallazgos de auditoría, definiendo con claridad las deficiencias detectadas, perosin señalar como resolverlas. Uno de los factores claves para una adecuada
redacción del informe de auditoría reside en la redacción de las no conformidades. Además, el informe debe proporcionar un registro completo de la auditoría y deberá incluir lo siguiente:
1. Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
2. Identificación de la empresa auditada.
3. Objeto y alcancede la auditoría: a. Objetivos de la auditoría. b. Intervalo de tiempo cubierto.
4. Fecha de emisión del informe de auditoría.
5. Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.
6. Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso,identificación de las normas técnicas utilizadas: criterios de auditoría.
7. Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos:
a. Identificación de las unidades de la organización, de las unidades funcionales o los procesos auditados.
b. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ.
c. Los hallazgos de laauditoría.
8. Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.
9. Firma del responsable de la persona o entidad auditora.
Además, el informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado:
1. El plan de auditoría.2. Una lista de representantes del auditado que han participado en el proceso de auditoría.
3. Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría.
4. La confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance la auditoría, de acuerdo con el plan deauditoría.
5. Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría.
6. Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
7. Las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría.
8. Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera.
9. Una declaración sobre la naturaleza confidencial de loscontenidos .
10. La lista de distribución del informe de la auditoría.
Aprobación y distribución del informe de la auditoría
El informe de la auditoría constituye el producto final de esta y como tal recoge los resultados de la misma. Debe emitirse en el período de tiempo acordado con el cliente. Si esto no es posible, se le debe comunicar las razones del retraso y acordar una nueva
fecha deemisión.
El informe de la auditoría ha de estar fechado, revisado, aprobado y firmado por el auditor jefe, tras lo cual ha de distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditoría.
El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener la debida confidencialidad sobre elinforme.
El contenido del informe de auditoría deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibido toda alteración o falseamiento del mismo.
La empresa deberá conservar el informe de auditoría reglamentaria del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores. Esto...