Facturacion electronica

Facturación

1. Definición factura electrónica
2. Beneficios
3. Normativa
4. Quien puede utilizar sistemas de facturación electrónica
5. Solicitar sistemas de facturación telemática
6. Obligaciones legales para el expedidor
7. Obligaciones legales para el destinatario
8. Comprobaciones por parte de la Administración Tributaria

1. Definición factura electrónica

La facturaelectrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.

Los objetivos más inmediatos quepersigue una solución de factura electrónica, o efactura, son:

La sustitución del papel por el documento electrónico, evitando la manipulación, ensobrado, envío, etc., así como los costes asociados a estas acciones

La inmediatez de la comunicación haciendo llegar a los sujetos pasivos las facturas en un tiempo más reducido

Mejora en la resolución de los conflictos (disconformidadescomerciales) entre emisor y receptor, y en consecuencia sobre el impacto financiero. Se conoce el problema antes de la fecha de vencimiento o del impagado

Automatización de la entrada de facturas, eliminando la necesidad de operadores de grabación de datos

Facilidad para la integración con otros sistemas

La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, contempla la posibilidad de que la emisión defacturas o documentos análogos se efectúe por vía telemática, con los mismos efectos y trascendencia que se atribuyen a la tradicional facturación en soporte papel.

Las facturas transmitidas por vía telemática tendrán la misma validez que las facturas originales y la información contenida debe ser idéntica en la factura emitida y en la recibida.

La facturación electrónica permitida se basa en lautilización de sistemas de firma electrónica avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos que permita garantizar la autenticidad del origen de las facturas expedidas por medios electrónicos y la integridad de su contenido.

Las facturas electrónicas serán aceptadas fiscalmente a efectos de la repercusión y deducción de cuotas del Impuesto Sobre el Valor Añadido y de lajustificación de los gastos necesarios para la obtención de ingresos o de las deducciones practicadas para la determinación de las bases o las cuotas tributarias.

No obstante la Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor, su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel.

El Ministerio de Industria,Turismo y Comercio ha realizado un manual sobre la facturación electrónica. (Ver Manual) y existe una página web, factura-e, con toda la información sobre la facturación electrónica.

2. Beneficios

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% yel 80%. Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran:

Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.

Ahorro en el gasto de papelería.

Facilidad en los procesos de auditoria.

Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

Menor probabilidad de falsificación.

Agilidad en la localización de información.

Eliminación de espaciospara almacenar documentos históricos.

Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento...