Farmacia

Generalidades de recepción de medicamentos y dispositivos

Responsable de la recepción

El director o la persona que éste delegue del Servicio Farmacéutico de las IPS o del establecimiento farmacéutico, recibirán los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.

Procedimiento para la recepción

La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos comerciales y técnicosde verificación y procedimientos de incorporación al sistema.

Procedimiento de verificación

En la verificación se seguirá el siguiente procedimiento:

Estudio de la documentación que contiene el negocio

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las condiciones del negocio.

La entrada al Servicio Farmacéutico desde el punto de vista contable contiene tresinformaciones: qué producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar a almacén o Servicio Farmacéutico.

Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con loestablecido en las normas comerciales de la IPS o del establecimiento farmacéutico y que sean pactadas en el momento de la compra.

Se verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la orden de compra. Se constata si el producto cumple o no con las condiciones pactadas enla compra.

a) Nombre genérico (o Denominación Común Internacional) del producto solicitado vs. el despachado.
b) Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
c) Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
d) Fechas y formas de entrega.
e) Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

Recepción yestudio de la documentación de entrega

Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la entrega.

Comparación de los contenidos de los documentos

Se comparará el contenido de la documentación que contiene el negocio con el contenido de la documentación de entrega, para establecer la correspondencia entre los productos entregados y los productos especificados enel negocio, respecto de fecha de entrega, cantidades, condiciones técnicas, etc.

Inspección de los productos recibidos

Se procederá a realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte,manipulación, embalaje, material de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación.

Se comunicará a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la legislación vigente, cuando no cumplan con las especificaciones técnicas de calidad en la diligencia de recibo.

Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificacionestécnicas del producto y las establecidas en el momento de la compra.

Las características técnicas del producto que llega al Servicio Farmacéutico deben ser las estipuladas en la orden de compra.

a) Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente el solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.
b) Fecha de vencimiento: No deberecibirse en producto que tenga menos de dos terceras partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.
c) Número de lote. El número de lote es importante porque en caso de presentarse un problema de calidad, el número de lote orienta el seguimiento. No se debe fraccionar un pedido en un número elevado de lotes de fabricación, no se deberá aceptar más de dos lotes en un...