Fases de un evento

Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizadalas tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.

Las cuatro fases para la organización de un evento son:

· Planeación de un Evento
En esta fase,se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios,realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia.Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales ydetalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar

· Pre - Evento
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento enla mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

· Durante el EventoConsiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anterioresy que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Seaconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

· Post -Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.