fases del archivo

FASES DEL SICLO DEL VIDA

Archivos activos: 
Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo: 
Se conservan los documentos que han sidoretirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo histórico o permanente
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, laciencia y la cultura.
Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.
Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en elejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.




ARCHIVO PERMANENTE








ARCHIVO ACTIVO























ARCHIVO SEMIACTIVO























ARCHIVOINACTIVO



















Tema 8
Creación y clasificación del archivo

CLASIFICACIÓN
Es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”. Son:
- Orgánica; se estructura de acuerdo con el organigrama de la institución.
- Funcional; la estructura de los fondos tiene relacióny con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución y que no tienen porque coincidir con su organigrama.
Es unir documentos con un orden previamente establecido. Son:
Ordenación Alfanumérica; de la A a la Z. En nombres de personas se considerará como primera palabra el apellido. Si coincide los dos apellidos se ordenará por el criterio geográfico, comunidad autónoma,provincia, municipio, calle…”De” que precedan a los apellidos no se tomará en cuenta. “La, El, Los…” (Articulo) si se tomará en cuenta. Los títulos académicos, militares… no se tendrán en cuenta. Apellidos compuestos separados por un guión se considerara como un apellido. En los apellidos extranjeros “Van, Du, Mac…” que preceden al primer apellido, forman parte de el. En empresas no se considerará“perfumería, pastelería…” igualmente “herederos de…” “hijos de….”. Si el nombre de la empresa tiene siglas, hay que tener en cuenta que primero se colocan las que lleven puntos entre ellas. Los bancos y organismos oficiales se ordenarán por el nombre genérico. Si la empresa lleva articulo delante del nombre si se tomará en cuenta.
Ordenación Numérica; Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al9, subdividiéndose en otros diez, asi sucesivamente.
Ordenación Alfanumérica; Cuando están formados por letras y números. Según como comience así será primero el alfabético, y luego el numérico o al revés.
Ordenación geográfica; País, comunidad autónoma, provincia, localidad calle…Dentro de estos grupos se ordenará alfabéticamente.
Ordenación por materias; separar los distintos asuntos, y luegode forma numérica, cronológica o alfabética.
Ordenación cronológica; se comienza por la mas antigua hacia la mas moderna, si se desconoce el día se archivará detrás del mes, y si se desconoce el mes detrás del año.
CONSERVACIÓN
Por exigencias legales; El ápida de comercio dice que se deberá guardar los documentos durante 6 años.
*Por el bien de la organización de la empresa; Valor...