fases del proceso de investigacion administrativa

Introducción

Toda empresa maneja la implementación de un sistema para llevar a cabo su funcionamiento, tanto en los procedimientos administrativos como operativos en conjunto. El problema se presenta cuando esos sistemas empiezan a fallar y se tornan cada vez más deficientes, ya sea porque los procedimientos se realizan de forma equivocada o simplemente el sistema empleado no se adecua a losvolúmenes de información que maneja la empresa. El caso es que los estudios que se realizan de los sistemas permiten que estos operen eficientemente, logrando así la capacidad de respuesta adecuada, y en el menor tiempo posible a las nuevas exigencias establecidas, haciendo frente a la competencia de otras empresas.
Por lo tanto, esta exposición tiene por objeto establecer una base normativa parael estudio de sistemas. Debe destacarse que la presente guía representa un mínimo de criterios generales para la conducción de esos estudios y como tal no restringe la aplicación inteligente y razonada de otras técnicas que se consideren necesarias de acuerdo con las circunstancias. Por otra parte, no pretende sustituir el buen juicio y el criterio personal del analista. La metodología que sepropone comprende una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificación y definición del problema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar su solución.
Por lo general el estudio es solicitado por el departamento de organización y métodos, mediante funciones como: actualización demanuales, auditorias administrativas, estudios de reingeniería, etc. Pero el estudio de sistemas puede ser solicitado por el departamento o la unidad que requiera dicho estudio, la solicitud se hace por escrito, y debe contener la descripción del problema, luego se discute entre el departamento solicitante y el departamento de O y M para llegar a un acuerdo de ambas partes en cuanto al problema atratar.
Planeación del estudio

Esta fase incluye:
Definición del problema
Definición del objetivo del estudio
Formulación del plan de trabajo

Definición del problema: expuesto y solicitado el estudio, se presentan ahora varias hipótesis en cuanto a: ¿Quiénes necesitan el estudio?, ¿qué beneficio traerá dicho estudio?, ¿afectará el estudio a otros departamentos?, una vez respondidasestas preguntas se definirá la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulación y ejecución del plan de trabajo.

Definición del objetivo del estudio. Es conveniente en esta faseprecisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudio debido a que esto permitirá a los analistas de O y M obtener una breve información de la problemática para definir con mayor precisión el tiempo y los parámetros a los que deben ajustarse en el estudio total, para evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Esrecomendable que antes de iniciar el estudio, los responsables convengan y definan el objetivo con el jefe de la unidad afectada.

Formulación del plan de trabajo: Determina la naturaleza y la magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigación preliminar, deberá formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deberáespecificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde, cómo y cuándo, y quiénes lo harán y en qué tiempo. Conociendo ahora a fondo el problema a estudiar, se hace un diagnostico del tipo de análisis a realizar:


ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN.
ESTUDIO DE SISTEMAS (OBJETIVOS, FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS, MÉTODOS, EQUIPOS, MATERIALES, ETC).
ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS.

Recopilación de...