Fases organización eventos deportivos
Páginas: 26 (6407 palabras)
Publicado: 26 de junio de 2014
FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
La división en fases consiste en la distribución de la actuación y del tiempo en diferentes bloques de trabajo necesarios para completar el proyecto. En la literatura, los autores determinan fases distintas. Añó (2003) señala 7; Desbordes et al. (2006) 4; Parent (2008) 4; Ayora et al. (2004) 3; Gómez y Encinas (en A. Díaz et al., coord., 2001)5. Se considera que esa división, depende de la importancia que cada autor da a las actuaciones que se llevan a cabo. En este artículo, partiendo de que la organización de eventos es un proyecto, se da importancia a la fase de planificación (interrelacionar el sistema interno: estructura, tecnología, procesos) y a la de programación (asignación de los Recursos y las Capacidades).
Fase 0 oprevia: Preliminar o Presentación de la candidatura
Parent (2008) señala que la primera fase es la preparación de la candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaña de difusión del evento, como primera actuación, pero en muchas ocasiones no se pasa de la fase cero.
El evento es un proyecto que está inmerso en la estrategia de la organización como UEN; estáplanificado, es apoyado por la institución y está dotado de financiación, con un presupuesto específico. Pero se necesitan apoyos externos: poder político, medios de comunicación, instituciones públicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, así como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender la oportunidad de la idea a los stackeholders. Esta sería la fasepreliminar en la que se elabora un informe, y se prepara la campaña para conseguir el apoyo a la candidatura. El informe debe contener algo innovador, diferente a otras ofertas o algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear la estrategia para su presentación tras un análisis cliente / competencia y pensar qué quieren los clientes, cómo se les satisface, con qué tecnología y qué ofrecemosdistinto a la competencia. Las actuaciones de esta fase son:
- Búsqueda, recogida y análisis de la información.
- Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.
- Preparación, confección de un dossier del proyecto con la información recogida.
- Elaboración del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseño del evento.
El responsable deesta fase es el Comité organizador (comité de campaña) creado al efecto (el Grupo Promotor). Los promotores pueden ser o no los del Comité organizador posterior, o sólo ser promotores privados e institucionales que tengan el interés de que se organice el evento y una vez concedido pasar a ser integrantes del Comité ejecutivo. Puede ocurrir que no se pase de esta fase. Entonces, habría que, o biendesechar la idea para mejor ocasión o bien recopilar más información y más contactos y realizar un nuevo diseño que se lleve a discusión.
Fase 1: Definición y Diseño de las Características del Evento
Se corresponde con la elaboración del plan estratégico del evento. En esta fase se responde a las preguntas: qué se quiere, por qué se quiere, para qué se quiere. Se formulan y fijanlos objetivos-metas-restricciones. Se configura el evento (definición de las variables principales del evento: tipología, duración, infraestructura, recursos humanos, características técnico deportivas, implicados, etc.). Se observa en la Tabla 1. Con la información y análisis de información interna y externa llevada a cabo, recogida en el dossier y especificada en el primer diseño del evento,junto a las reuniones mantenidas, se realiza un diagnóstico, un estudio de sostenibilidad del evento y de los condicionantes técnicos y financieros y se ajusta el primer diseño, hasta conseguir la configuración que corresponde al plan estratégico del evento.
Otros autores no mencionan estas mismas fases. Aquí se ha dado la categoría de fase a la elaboración del plan estratégico, dado el...
La división en fases consiste en la distribución de la actuación y del tiempo en diferentes bloques de trabajo necesarios para completar el proyecto. En la literatura, los autores determinan fases distintas. Añó (2003) señala 7; Desbordes et al. (2006) 4; Parent (2008) 4; Ayora et al. (2004) 3; Gómez y Encinas (en A. Díaz et al., coord., 2001)5. Se considera que esa división, depende de la importancia que cada autor da a las actuaciones que se llevan a cabo. En este artículo, partiendo de que la organización de eventos es un proyecto, se da importancia a la fase de planificación (interrelacionar el sistema interno: estructura, tecnología, procesos) y a la de programación (asignación de los Recursos y las Capacidades).
Fase 0 oprevia: Preliminar o Presentación de la candidatura
Parent (2008) señala que la primera fase es la preparación de la candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaña de difusión del evento, como primera actuación, pero en muchas ocasiones no se pasa de la fase cero.
El evento es un proyecto que está inmerso en la estrategia de la organización como UEN; estáplanificado, es apoyado por la institución y está dotado de financiación, con un presupuesto específico. Pero se necesitan apoyos externos: poder político, medios de comunicación, instituciones públicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, así como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender la oportunidad de la idea a los stackeholders. Esta sería la fasepreliminar en la que se elabora un informe, y se prepara la campaña para conseguir el apoyo a la candidatura. El informe debe contener algo innovador, diferente a otras ofertas o algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear la estrategia para su presentación tras un análisis cliente / competencia y pensar qué quieren los clientes, cómo se les satisface, con qué tecnología y qué ofrecemosdistinto a la competencia. Las actuaciones de esta fase son:
- Búsqueda, recogida y análisis de la información.
- Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.
- Preparación, confección de un dossier del proyecto con la información recogida.
- Elaboración del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseño del evento.
El responsable deesta fase es el Comité organizador (comité de campaña) creado al efecto (el Grupo Promotor). Los promotores pueden ser o no los del Comité organizador posterior, o sólo ser promotores privados e institucionales que tengan el interés de que se organice el evento y una vez concedido pasar a ser integrantes del Comité ejecutivo. Puede ocurrir que no se pase de esta fase. Entonces, habría que, o biendesechar la idea para mejor ocasión o bien recopilar más información y más contactos y realizar un nuevo diseño que se lleve a discusión.
Fase 1: Definición y Diseño de las Características del Evento
Se corresponde con la elaboración del plan estratégico del evento. En esta fase se responde a las preguntas: qué se quiere, por qué se quiere, para qué se quiere. Se formulan y fijanlos objetivos-metas-restricciones. Se configura el evento (definición de las variables principales del evento: tipología, duración, infraestructura, recursos humanos, características técnico deportivas, implicados, etc.). Se observa en la Tabla 1. Con la información y análisis de información interna y externa llevada a cabo, recogida en el dossier y especificada en el primer diseño del evento,junto a las reuniones mantenidas, se realiza un diagnóstico, un estudio de sostenibilidad del evento y de los condicionantes técnicos y financieros y se ajusta el primer diseño, hasta conseguir la configuración que corresponde al plan estratégico del evento.
Otros autores no mencionan estas mismas fases. Aquí se ha dado la categoría de fase a la elaboración del plan estratégico, dado el...
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