Fases para una reunión de empresa

Fases para una reunión de empresa:

Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo perseguimos con su celebración, ya que no requiere igual preparación ni organización unareunión de departamento que una en la que intervenga la Dirección General de la empresa. De la clara definición del objetivo dependerán también el lugar elegido para celebrarla, el número y rango deasistentes, etc.

Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión extraordinaria. Son reuniones ocasionales yrequerirán normalmente un mayor grado de control por no estar previamente previstas.

Determinar los asistentes. En función del objetivo y de los temas a tratar en la reunión, se determinará la listadefinitiva de asistentes, que puede contar con personal interno o externo de la empresa (asesores, clientes…). En este caso, deberán tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo lanecesidad de intérpretes. En función del tipo de reunión, los asistentes se distribuirán en función de su categoría y precedencia.

Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse laconvocatoria de la reunión.

Orden del día. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con una estimación del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviará a cada asistente una copia del ordendel día con antelación a la reunión. Como mínimo deberán figurar: día, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso de ausencia...

Documentación. Es necesario prever el tipo dedocumentación que será necesario preparar para la reunión, así como el número de copias necesarias de cada documento.

Preparar el marco donde va a realizarse la reunión. En función del objetivo y deltipo de reunión de que se trate se elegirá la sede donde se celebrará, además de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios (medios audiovisuales para presentaciones,...