Fases y funciones de las relaciones públicas

El proceso de las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas engloban un trabajo de constancia y dedicación, ya sea para una persona en específico o para una organización como tal. Generalmente, son utilizadas para la preservar una buena imagen o para conseguir datos relevantes para quien representa y así, poder trabajar con una mejor disposición para los públicos y sus intereses.Toda organización, sea comercial o estatal, necesita aplicar el proceso de las Relaciones públicas que, según la profesora Yanyn Rincón y Sergio Sánchez consta de cuatro fases: Investigación, Planificación, Comunicación y Evaluación.
El proceso de las relaciones públicas inicia con investigar y observar mediante encuestas y otros procesos, cuáles son los puntos fuertes (ventajas) y puntosdébiles (desventajas) de nuestra organización con el entorno, así como también implica saber cuáles son las necesidades de todos los públicos, bien sea públicos internos o públicos externos.
Esta fase se ve aplicada en ambos campos de las Relaciones públicas, comercial y del estado, puesto que es esencial para cualquier organización contar con datos que permitan tener una visión general decómo manejar las políticas de la misma hacia los públicos internos o externos. Sin embargo, se considera que la investigación tiene más peso en las Relaciones Públicas Comerciales; ya que, para que una organización de esta índole pueda comenzar y mantener un buen funcionamiento, necesita de la opinión pública, puesto que es el público quien expone sus necesidades y la empresa quien las satisface.Otra razón fundamental de la aplicación de esta fase en las organizaciones comerciales, es que éstas invierten mucho capital en los nuevos productos; y no sólo en los materiales e implementos para construir el mismo; sino también en la publicidad y promoción que se necesita para que llegue a todos los públicos.
Seguidamente, se planifica, etapa que ocurre cuando se tienen los datosobtenidos por la investigación y en base a ellos se hace una comparación exhaustiva con la imagen que la organización desea proyectar y, a su vez, con los planes a futuros de la misma; tomando en cuenta programas preventivos y correctores. Con esta fase se intenta ofrecer lo que la organización pueda hacer para mejorar su relación con sus diversos públicos y para presentar la diferencia ante lacompetencia.
La importancia que representa esta etapa es significativa en ambas partes de las Relaciones Públicas; sin embargo, se considera la idea de que en las Relaciones Públicas del Estado, la planificación es prioritaria, debido a que van dirigidas a una gran cantidad de personas y, aunque en las empresas comerciales también es importante cumplir con todos los lineamientos ycompromisos de la agenda programática, lo es más en una empresa estatal, ya sea con actividades para los públicos internos o para los públicos externos.
El siguiente paso se trata de comunicar a los públicos externos e internos todos los contenidos, acuerdos, normas y demás que se rigen en la organización y dar justificación a los nuevos cambios realizados a través de diversos medios;utilizando junto a éstos, vías como: conferencias, exposiciones, charlas y otros; todo depende del público al cual se dirige el mensaje. Esta es una de las fases con mayor importancia, puesto que es esencial que el público en general aprecie y comprenda los nuevos cambios. Una buena estrategia para lograr ese objetivo es apelar al uso de palabras que sean de fácil entendimiento para sus públicos; esdecir, al hablar el mismo lenguaje entre ambas partes, existe más posibilidad de una comprensión efectiva.
La comunicación tiene un gran impacto en ambas parte de las Relaciones Públicas, del estado y comercial; esto se da gracias a que ésta es de gran ayuda para crear y mantener buenas relaciones entre la organización y sus públicos, debido a que logran comprender todos los...