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TIPOS DE DOCUMENTOS
1. Tarjeta de registro
a) Datos del establecimiento: denominación, categoría, domicilio, teléfono, fax, etc., es decir los datos de una de las partes contratantes.
b) Datos del pasajero: apellidos y nombre, (ampliable a nacionalidad) y empresa, agencia, organismo, etc. que ha realizado la reserva; por tanto, la otra parte contratante.
c) Cláusulas del contrato: númerode habitación, departamento, apartamento, etc., número de personas que se alojan; fechas de entrada y salida, precio de la habitación por día; régimen alimenticio y firma del huésped.
2. Documento de Policía
* Es otro documento obligatorio que se debe complementar en el registro del pasajero.
Se trata de un impreso oficial editado por la Dirección General de la Policía de Investigaciones quetiene como fin controlar las personas que se hospedan en los establecimientos hoteleros, para saber en qué lugares se encuentran hospedados, los visitantes extranjeros y los chilenos cuando están fuera de su domicilio o País, y de este modo sean localizables.
2. Planning o rack de recepción
El rack de recepción, plano de ocupación o room rack, es el instrumento mediante el cual conoceremospermanentemente la situación en que se encuentra cada habitación del hotel, ya sea libre u ocupada y, dentro de esta última, por quién, cuántas personas, día de llegada y día de salida previstos
A continuaci ón vamos a estudiar cuatro sistemas:
- De tarjetas o slips
- Electrónico o luminoso
- Manuscrito
- Informatizado
* Rack de Tarjetas
Consiste en un panel o casillero metálico, similara los expositores de tarjetas postales, provisto de tantos apartados o ranuras como habitaciones disponga el establecimiento. Cada uno de los apartados consta de dos ventanillas: una en el lateral izquierdo, donde se pondrá el número de habitación (siguiendo un orden ascendente), y otra ventanilla central con el fin de destacar el tipo (doble, suite, etc.) y características de la habitación(exterior, comunicada con, etc.).
* En cada una de las ranuras se colocarán tarjetas o slips, cartulinas de diferentes colores y plásticos transparentes de distintos tonos, que combinando unas con otros o por sí solos, nos indicarán la situación en la que se encuentran en cada momento las habitaciones. Estas tarjetas, plásticos, etc. tienen una apariencia y tamaño similar al de una tarjeta devisita, y se introducen en la ranura que corresponda, aproximadamente 2/3 de su altura, por lo que solamente podrá visualizarse lo escrito en la parte superior y, como su ancho es de unos 11 cm., queda permanentemente a la vista el número de habitación.
* Entre las diferentes situaciones en que puede encontrarse una habitación, tenemos:
* - Libre.
- Reservada.
- Ocupada desde el día de hoy.- Ocupada desde días anteriores.
- Prevista de salida.
- Sucia.
- Bloqueada.
- Habitaciones de grupo.
Cada una de ellas se identifica en el rack de recepción de la siguiente forma:
* A) Libre:
* Una habitación libre es aquella que está en disposición de ser vendida el día de hoy, por tanto, no está reservada para nadie y la gobernanta ha dado autorización a Recepción para que puedaser ocupada por un nuevo pasajero.
* B) Reservada
Reciben esta consideración aquellas habitaciones que como consecuencia de una solicitud previa (reserva) ya han sido asignadas. Por tanto, no es más que asignar un número de habitación a una reserva.
Una habitación reservada es una situación intermedia entre libre y ocupada, ya que el cliente no está registrado en el establecimiento, no hallegado, pero no podemos venderla a un walk-in (de paso).
* C) Ocupada desde el día de hoy
Esta situación puede ser consecuencia de una llegada sin reserva o una llegada con reserva, pero sin asignación previa.
* D) Ocupada desde días anteriores
Esta situación queda identificada en el rack con la existencia única y exclusivamente del slip de huésped.
* E) Prevista de salida
Serán...