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ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL............................................................... 3
1.1FORMATOSPARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD,CONSULTADOSY
ADAPTADOSSEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393O LA QUE LA MODIFIQUE O
ACTUALICE)............................................................................................................. 3
1.1.1 NOTAINTERNA.............................................................................................. 3
1.1.2. MEMORANDO............................................................................................... 6
1.1.3. CIRCULAR..................................................................................................... 9
1.1.4ACTA............................................................................................................ 13
1.1.5. CARTAS ....................................................................................................... 19
1.2. MANUAL DE FORMASPERTENECIENTEA LA ENTIDAD ..............................22
1.3. DIRECTRICES GENERALESPARA LAPRODUCCIÓN DOCUMENTAL...........22
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS.... 22
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS YRÓTULOS.................................................. 22
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN.......................................................................... 22
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES .................................................................................. 23
1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL................................................................... 23
1.4. TABLA DERETENCIÓNDOCUMENTAL - APROBADA OVIGENTE...............23
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN 24
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................... 25
2.1MEDIOSDE RECEPCIÓN....................................................................................25
2.2PLANILLA DEREGISTRO Y RADICACIÓN DECOMUNICACIONES OFICIALES
(AGNFORMATO DIGITAL).....................................................................................25
2.3PLANILLA DEDOCUMENTOSINFORMATIVOS...............................................25
2.4PLANILLA DEDOCUMENTOSINTERNOS........................................................25
2.5PLANILLAPARA DISTRIBUCIÓNDE CORRESPONDENCIA EXTERNARECIBIDA.................................................................................................................25
2.6DIRECTRIZ DEDISTRIBUCIÓN DEDOCUMENTOSRECIBIDOS.....................25
2.7DIRECTRIZ DEDISTRIBUCIÓN DEDOCUMENTOSENVIADOS......................26
2.8ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOSDOCUMENTOSENVIADOS..........................28
2.9CONSTANCIASDE ENVÍO .................................................................................28ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL............. 29
3.1. PROMULGACIÓN DEACTOADMINISTRATIVODE ADOPCIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE LASTRD............................................................................29
3.2. DISEÑODE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓNDE TRD...........................30
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS
RESPONSABLES DE LAGESTIÓN DOCUMENTAL............................................... 30
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN... 30
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL............... 32
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO............ 32
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL..................................................................................................... 32
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD....................... 33
ANEXO 4. FOLIACIÓN.............................................................................................. 34
ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN................................................................ 37
5.1SISTEMASDE...