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Proceso de Compras

Como tú bien sabes las Empresas no son autosuficientes, éstas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, máquinas, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior.
Como conclusión de lo anterior, puedes observar que para que las Empresasinicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado.

Concepto de Compra

La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de lasmercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación:
1. Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, elDepartamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

b.Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién,cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores economía y ganancias para la Empresa.
c.Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede sercentralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.

1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores porcompras en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
Mayor especialización de los compradores.
Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
Poca flexibilidad.
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.
2. Organización Descentralizada:Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.

Las ventajas de este sistema son:
7. Mayor conocimiento de los proveedores locales.
8. Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa.
9. Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
10.Permite un menor volumen de compra.
11. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
12. Falta de esquematización en los procedimientos de compra
13. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
14. Ausencia de compradores especializados.

El Ciclo de Compras

Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizarya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
• Análisis de las Solicitud de Compras.
• Investigación y Selección de Proveedores.
• Negociación con el Proveedor (seleccionado).
• Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
• Control de la Recepción del...