Ficha Tecnica

Ficha Técnica
El Formulario de Ficha Técnica tiene como finalidad la captura de los datos generales de la Escuela, usualmente, este proceso se lleva a cabo cuando la Escuela está solicitando su inscripción a un Período del Programa Escuelas de Calidad.
El manual
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita laslabores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Tiene el propósito de ayudar a los usuarios con sus dudas ya sea de su aparato o soporte técnico



Elementos
Manual
a) PARTICIPANTES
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar suviabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
*Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.

b)RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, afin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.
c) Cómo clasificar la información
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida se vaya accesando a equipos de cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden:

• Creardirectorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división del trabajo.
• Crear bases de datos o programas específicos.
• Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.
• Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los documentos fuente del estudio, en las quese debe compendiar la información por área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la información.
También es recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseño posterior del proyecto.d) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regula la realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.
También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de lasestructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la situación actual.

Situación actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:

• Objetivos
• Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
• Funciones
• Procedimientos
• Instrumentos jurídico-administrativos
• Equipo
•...