Filo Socratica

Diario Oficial. 44.093

(julio 14)
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
DECRETA:
TITULOI
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivíst ica del Estado.
2°. Ámbito de aplicación. Lapresente ley comprende a
la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.
3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen
los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso naturalpor una pe rsona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
1

Nota aclaratoria. en el diario oficial N. 44084 de fecha viernes 14 de julio
de 2000 se publicó la ley 594 de 2000 “por medio de la cual sedicta la ley
general de archivos y se dictan otras disposiciones”, con fecha 4 de julio. la
fecha correcta de la ley en mención es: julio 14 de 2000. por lo anterior se
vuelve a publicar en su integridad (ley 4 de 1913, art ículo 45) reglamentada
por decretos: 4124 de 2004, 3666 de 2004

Ley 594 de 2000

1/19

También se puede entender como la institución que está al serv icio de lagestión administrativa, la información, la investigación y
la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como talpor el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad
del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración deldocumento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utiliz ación y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentosconservados
por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en
papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Ley 594 de 2000

2/19

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
4°. Principios generales. Los principios generales que
rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial delos archivos es el
de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para uso de la admini stración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y...