filosofia

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GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-PR-0002
Fecha: 27-08-2013
RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LOS DOCUMENTOS
Versión: 3
OBJETIVO: Lograr una acertada normalización de las actividades tendientes a la recepción, distribución y tramite de los documentos, contribuyendo al desarrollo y mejora del proceso de gestión documental.
ALCANCE: Aplica para controlar el flujo de ladocumentación recibida y/o producida por la Institución en cada una de las unidades policiales.
DOCUMENTO ENTRADA

TAREA

DOCUMENTO

1

DOCUMENTO SALIDA

CARGO DEL RESPONSABLE

PUNTO DE CONTROL

DOCUMENTO ASOCIADO

FUNDAMENTO LEGAL

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y se dictan
Instructivo 042 SUDIR - otras disposiciones.
SEGEN del 17/08/2012Pautas generales para la Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General
producción,
recepción, de Archivos.
distribución y tramite de las
comunicaciones oficiales en Acuerdo 038 de 2002: Establece la
la Policía Nacional
responsabilidad del servidor público frente
a los documentos y archivos.

1. Los documentos y las comunicaciones oficiales que ingresen a las
unidades policiales deberán serrevisadas, para verificar la competencia, los
anexos, el destino, grado de confidencialidad, los datos de origen del
Radicador (a)
ciudadano o entidad que los remite; dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente. (Si el documento que ingresa es de
competencia de la entidad y está completo, se procederá con la radicación).

RECEPCIONAR EL
DOCUMENTO

SI

DESCRIPCIÓNAcuerdo 042 de 2002: Establece criterios
para la organización de los archivos de
gestión.

¿ES DE
COMPETENCIA?

Acuerdo 060 de 2001: Establece pautas
para las comunicaciones oficiales.

NO
2. Si el asunto de la petición no es competencia de la institución, se le
informará verbalmente al peticionario orientandolo hacia la entidad Radicador (a)
competente

DOCUMENTO

1

SIResolución 8614 de 24 de diciembre de
2012 "Programa de Gestión Documental –
PGD para la Unidad de
Gestión
General,
Descentralizados,
Comando General,
Fuerzas Militares y Policía Nacional Implementación del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo

En caso que se trate de un documento reservado o confidencial: se radica el
documento, asignando un número consecutivo sinrealizar la apertura del
sobre.

4. Se clasifica la documentación de acuerdo a su contenido y prioridad para
su distribución y registro en los sistemas manuales o automatizados de
correspondencia; consignando datos tales como:
Radicador (a)
Nombre de la persona y/o entidad remitente, nombre o sigla de la
dependencia competente, número de radicación, anexos, entre otros.

CLASIFICAR YREGISTRAR
LOS DOCUMENTO

2

Ley 1437 del 18 de enero de 2011 Por la
cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo
Articulo 21

Radicador (a)

RADICAR Y ASIGNAR NÚMERO
CONSECUTIVO

DISTRIBUIR Y TRAMITAR
LA DOCUMENTACIÓN

Jefe Grupo Correspondencia y Radicación
En caso que la petción haya sido recibida y radicada se remitirá la peticiónal (para el complejo DIPON)
competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario dentro de los
10 días siguientes a la recepción (Articulo 21 Ley 1437 del 18 de enero de Jefe Grupo Gestión Documental (demás
2011 )
Unidades policiales)

3. Se radica el documento, asignando un número consecutivo; dejando
constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar surecepción.
Cuando el peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada.

ORIENTAR AL
PETICIONARIO O DAR

Resolución No. 5237 del 021208: Por la
cual se establece el "Manual de
Correspondencia
y
Comunicaciones
Oficiales del Ministerio de Defensa
Nacional".

Planilla control
comunicaciones
oficiales recibidas

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