Filtros En Excel

USO DE FILTROS EN EXCEL

¿Qué SON LOS FILTROS?

Cuando en una tabla, lista u hoja de cálculo creada con Excel se cuenta con información variada y abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el análisis de la información puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la información disponible.

Excel dispone de ciertasherramientas en el menú Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan grandemente el análisis de la información, mediante la aplicación de criterios específicos indicados por el usuario para presentar solamente la información que cumple con dichos criterios. La información filtrada mediante uno o más criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una nueva tabla, de un nuevo gráfico o deambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de origen, sin más que desactivar el filtro aplicado.

A continuación se explica el uso de Filtros Avanzados y de Autofiltros, sobre una planilla Excel de datos de origen correspondiente a datos de alumnos ficticios de un curso de Castellano.

▪ Abrir el archivo EjFiltros.xls que contiene la hoja Excelde datos de origen. Este archivo se puede obtener de http://www.umce.cl Hacer clic en Documentos de Apoyo a la Docencia, luego en Curso Facultativo de Informática Educativa: Guías de talleres, presentaciones. Una vez en la Home page del Curso, hacer clic en el ítem Guías de Talleres y luego en Guía de Taller Nº 6 - Anexo 3: Hola de trabajo con Filtros de Excel. Guarde este archivo en su diskette oen su carpeta de trabajo en el disco duro de su PC.

FILTROS AVANZADOS

1. Se ilustrará el uso de Filtros Avanzados mediante el siguiente caso: Se desea mostrar en una nueva tabla y nuevo gráfico, la información correspondiente a alumnos repitentes, sin distinción de sexo ni de comuna ni de otra clase. Para especificar este criterio de filtrado, ubicar el cursor en la celda J2 y escribiren ella SITUACIÓN (rótulo de la columna que contiene los datos de alumnos nuevos y repitentes). En la celda J3 escribir repitente (situación que interesa filtrar).

2. Hacer clic en cualquier celda de la columna de datos que se desea filtrar de la tabla de origen que no esté vacía (en este ejemplo, hacer clic en cualquier celda no vacía de la columna SITUACIÓN). Ir al menú Datos y seleccionarla opción Filtro y luego Filtro Avanzado...

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3. En la caja de diálogo que se abrirá, aceptar las sugerencias del programa en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y también en Rango de la lista (en este caso, $A$1:$I$16, que indica el área completa de los datos originales, usando referencias absolutas para las celdas inicial y final). Anotar en Rango de criterios las referenciasabsolutas (con signo $ delante de la letra de la fila y del número de la columna) de las celdas donde se explicitó el criterio de filtrado: en este caso será $J$2:$J$3 (notar que se usan dos puntos para separar ambas referencias en el rango, inicial y final).

4. Hacer clic en Aceptar y observar el resultado: se muestran solamente los datos de los alumnos repitentes, en una nueva tabla con sugráfico. Copie esta nueva tabla y su gráfico en la Hoja2 del Libro Excel abierto y ponga a esta hoja el nombre REPITENTES. Regresar a la Hoja1. Para volver a la visualización completa de los datos originales, basta seleccionar la opción Mostrar todo del menú Datos, Filtro.

5. Experimente a ver qué sucede si al repetir los pasos anteriores para el mismo filtro, se marca la opción Copiar aotro lugar en la caja de diálogo de Filtro avanzado... En la consulta Copiar a, basta indicar la referencia absoluta a una celda de la parte vacía de la hoja de datos, como por ejemplo, $J$5. Después de observar y verificar el resultado, puede borrarlo de la hoja.

6. Vuelva a la lista completa original. A modo de práctica, aplique un filtro avanzado que permita mostrar únicamente los datos...