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Universidad Católica de Santiago de Guayaquil

UNIDAD 1
LA PLANIFICACIÓN DEL
EVENTO, NECESIDADES
BÁSICAS

CEDEÑO, A. APUNTES PERSONALES

INTRODUCCIÓN
Suena un tanto derrotista, comenzar un capítulo sobre organización de eventos,
poniendo en duda que Usted necesite realmente organizar uno. Pero es importante
considerar si su evento es absolutamente necesario.
La decisión de celebrarun evento se suele tomar mucho antes de que se implique al
organizador, por lo que en la mayoría de los casos se ha tenido ya en cuenta si vale la
pena invertir una determinada cantidad de dinero en recursos y el tiempo suficiente para
llevarlos a cabo. En primera instancia debemos ser claros al establecer que un buen
organizador de eventos se asegurará que el proyecto sea rentable y de quecuenta con el
apoyo total de quien demanda el servicio (en el caso de que Usted trabaje para una
empresa organizadora de eventos) o de la gerencia general, en el caso de que Usted
prepare el evento para un marca comercial.
Una de las mayores presiones que puede sufrir un organizador de eventos es el
encontrarse con personas que ante la planificación del evento muestran un absoluto
desgano osimplemente lo toman a la ligera.
Así que lo primero que analizaremos en esta etapa de la guía son los motivos para
organizar un evento determinado y sus necesidades básicas como contenidos, lugares,
fechas y necesidades especiales.

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Sistema de Educación a Distancia

MAPA CONCEPTUAL

La Planificación de un evento

requiere

Preparación de un brief

contiene

DefiniciónFecha

Lugares

Necesidades

genera

Presupuesto

para

Confiables

Proveedores

Económicos

Calificados

OBJETIVOS GENERALES
Exponer los elementos que deben considerarse durante la planificación de un
evento a fin de facilitar su implementación.

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DESARROLLO DEL CONTENIDO:

TEMA 1
EL BRIEFING: DEFINICIÓN DE CONTENIDOS,FECHAS, LUGARES Y NECESIDADES
CEDEÑO, A. APUNTES PERSONALES

1. Introducción
La organización de eventos se ha convertido en una práctica habitual por parte muchas
empresas, en las que aprovechan este tipo de actos para presentar nuevos productos,
promociones, o reforzar su imagen de marca. Sin embargo, y a pesar de la importancia
que han adquirido este tipo de acciones, son muchas laspersonas que antes de comenzar
con el desarrollo del evento ya se encuentran en una encrucijada donde el mayor
problema se da con la pregunta ¿Por dónde comienzo?
Vale la pena entonces comenzar este importante tema, estableciendo como una realidad
el que una acertada planificación no garantiza de manera certera el ÉXITO de un
proyecto, pero su falta aumentará de forma definitiva las dificultadesen el desarrollo de
las actividades, y probablemente se malgastarán tiempo y esfuerzo, incurriéndose en
costos excesivos antes de conseguir los resultados deseados. Para que la organización de
un evento, sea efectiva debe ser concebida como una actividad dinámica y continua.
Esto ha de ser una de las primeras actividades del proyecto: elaborar un calendario que
deberá revisarse, actualizarsey ajustarse progresivamente, de esta forma podemos
establecer si los objetivos del evento son modificados o diferentes después de algún
tiempo, si acaecen complicaciones inesperadas, como la falta de algún recurso
indispensable para el buen desarrollo del evento o si se detectan desvíos en los
calendarios de trabajo.
La metodología de confección del calendario la integran 5 acciones:Identificación de las acciones que deben ser ejecutadas para obtener un resultado
final.
Identificación de la relación entre las actividades*
Determinación de la clase y cantidad de recursos necesarios para completar cada
actividad
Determinación de los grandes hitos y objetivos específicos en el desarrollo del
evento o celebración.
La preparación de los calendarios para la utilización de los...