Flujo De Trabajo

¿Cómo lograr el dominio del flujo de trabajo?
Si aún no sabe cómo organizar todo su flujo de trabajo de una forma que le permita cumplir con sus tareas, el método de control de actividades Getting Things Done podrá convertirse en su mejor herramienta de gestión.

Por Gestionhumana.com

Si usted es de los que nunca tienen tiempo muy seguramente los dos minutos de lectura de este artículodeben traerla una sensación de angustia. Esto demuestra que necesita aprender a gestionar sus actividades. Si no es su caso, igualmente analice lo práctico de saber de qué forma maximizar su tiempo. Para introducirlo en el método Getting Things Done (GTD) debe saber que esta es una herramienta desarrollada por consultor internacional David Allen en la que se invita a la persona a realizar unarecolección, un procesamiento, una organización, una revisión y una ejecución de toda la información relacionada con las tareas que debe llevar a cabo. Lo anterior significa, desde un punto de vista conceptual, tomar las tareas diarias que se tienen en la mente (usualmente se acude a la memoria para desarrollar actividades), escribirlas en un lugar de permanente seguimiento y realizar cada una de lasacciones que se necesitan para cumplir con la tareas. ¿Cómo lograrlo? Allen propone cinco principios para lograr el objetivo de gestión de actividades: 1. Recolección. Significa recoger todas las actividades que se necesita: realizar, dar seguimiento o recordar, y escribirlas en herramientas como carpetas electrónicas, archivos, correos y agendas, entre otros. 2. Procesamiento. Una vez se tienen lastareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de dos minutos en su ejecución, hay que desarrollarla inmediatamente. 3. Organización. Con el fin de mantener unseguimiento de lo que debe ser desarrollado se recomienda clasificarlo en: • Acciones principales: representa lo que requiere atención prioritaria para poder realizar una tarea completa. Es importante catalogar por qué medio se va a desarrollar (teléfono, oficina, e-mail), incluyendo la fecha y horario específico. • Proyectos: las tareas que requieren más de una acción son conocidas comoproyectos. Deben ser revisadas periódicamente con el fin de garantizar su finalización. • Referencia: tiene que ver con delegar acciones del proyecto. El seguimiento es fundamental con el ánimo de tomar medidas si no se cumple con los tiempos programados. •Incubación: cosas que no es posible desarrollar por ahora. Por ejemplo, un proyecto nuevo no contemplado en el presupuesto. 4. Revisión. Para asegurarel éxito del proceso GTD es necesario revisar las listas de acciones diariamente. Para ello Allen aconseja: clarificar, reunir y procesar todos los asuntos; actualizar,revisar el calendario y actualizar la lista de acciones; ser creativo,analizar la lista de aquellos proyectos que se hayan activado y transferirlos a la lista para desarrollarlos. Hay que recodar de igual manera, escoger las accionessegún el orden en el que están contenidas en las listas. Para lograr el éxito del método se requiere que se revisen al menos semanalmente las acciones de mayor impacto.

5. Ejecución. Siempre es la parte más difícil por causas como la apatía o la ansiedad. Para combatirlas los remedios son sencillos. En el caso de la apatía, se evalúa el no sentirse tranquilo por no hacer la actividad. Para laansiedad, hay que decidir cuáles serán los pasos por tarea así como enfocarse en un resultado exitoso. De acuerdo con Allen, los criterios para elegir las acciones de una actividad son: • Contexto: significa el ¿qué puedo hacer donde estoy? • Tiempo disponible: responder a ¿cuánto tiempo tengo? • Recursos: interiorizar sobre ¿cuánta energía tengo? • Prioridad: ser objetivo y honesto con...