flujograma de procesos

















PROCESO GENERAL DE COMPRAS










RESPONSABILIDADES DE
DISTRIBUCIÓN
ARCHIVO
ACTUALIZACIÓN
NIVEL DE ACCESO
Auditoria Interna

Auditoria Interna
Auditoria Interna
Finanzas
Control de calidad




ÍNDICE





1. Objetivo
2. Ámbito de aplicación
3. Glosario
4. Esquema general del proceso
5. Flujo diagramado del proceso
6.Documentos relacionados
7. Desarrollo del proceso
8. Anexos
9. Historial de modificaciones


PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS



1. OBJETIVO

El objetivo de este Procedimiento Interno es cumplir con las siguientes Políticas operativas y financieras:

- Operaciones de compras
– Proceso de Ordenes de Compra
– Cotizaciones: precios y condiciones competitivas
– Emisión y proceso decontraseñas de pago a proveedores.


El siguiente procedimiento normará lo relativo a la función de compras de bienes y servicios.

Se entiende que para lograr compras eficientes y económicas se necesita la colaboración de los diferentes departamentos. Es necesario que se observen las recomendaciones que aquí se describen para lograr obtener el máximo beneficio y control en cada operación decompra.

El objetivo del proceso es la documentación de los procedimientos a ser seguidos dentro del proceso general de compras de la Compañía.


2. AMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación de este procedimiento se enmarca para todas las gerencias /Jefaturas de la corporación.




3. GLOSARIO


Cotización :

Documento mediante el cual un proveedor nos indica el valor quetendrá el bien o servicio que deseamos adquirir.

La información básica que el proveedor debe proporcionar para cotizar, es la siguiente:

Nombre completo del producto
Marca
Origen
Presentación
Certificado de Análisis

Orden de Compra:

Documento mediante el cual se requiere el bieno servicio a un proveedor después de haber pasado el proceso de cotización y de autorizaciones correspondientes. El formato de Orden de Compra solicita la siguiente información:

Correlativo
Fecha
Proveedor
Contacto
Dirección
Fecha de Entrega
Número de Solicitud
Compra Local/ImportaciónTipo de Moneda
Quetzal (Q)
Dólar Americano (US$)
Otro
Condiciones de Pago
Contado (Pago contra entrega, ocho días crédito)
Crédito
Pago Anticipado o efectivo
Transferencia Bancaria

Con respecto a la distribución del original y copias:

Original para el proveedor, o bien puede ser enviada vía fax
Copia blanca paraconsulta
Copia celeste archivo para correlativo

Unidades de medida:

La unidad de medida a ser aplicada en las distintas compras será la siguiente:

MATERIA PRIMA = KILOS
GRANELES LIQUIDOS = LITROS
SEMI SÓLIDOS = KILOS
SÓLIDOS = UNIDADES (TABLETAS)

MATERIAL DE EMPAQUE =UNIDADES
UNIDADES DE COMPRA = KILOS Y UNIDADES

PRODUCTO TERMINADO Y OTROS = UNIDADES





Descripciones

Corresponde a la forma en la cual deberá describirse un producto en la orden de compra para asegurar que tanto el proveedor como nuestro personal identifique adecuada y correctamente los bienes que se están adquiriendo.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA (PRINCIPIO)

Seutilizara como base dentro del maestro de materiales.

DESCRIPCIÓN COMERCIAL
Es el nombre comercial que utiliza el proveedor.

En el sistema se deben utilizar ambas descripciones y se obtendrán del maestro el nombre genérico y por cada proveedor su nombre comercial.

Ambas descripciones se utilizaran en la orden de compra y en las etiquetas de identificación del producto y código de...