Flujograma De Procesos

INTRODUCCIÓN

Las instituciones y las empresas, deben alcanzar los máximos niveles de eficiencia y eficacia en su accionar, y de esta manera satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los habitantes (clientes).
Para lograr ajustar su gestión y alcanzar dichos niveles, se deben desarrollar herramientas que permitan optimizar los procesos y así, entregar la mayor cantidad de bienes yservicios con las condiciones de calidad y excelencia requeridos por la ciudadanía.
El establecimiento formal de los procesos, de los procedimientos y su posterior representación en un diagramación de flujo o flujograma forman parte de estas herramientas.
La identificación, estructuración, documentación y diagramación de las actividades organizacionales, permite conocer, con suficiente claridad, laforma correcta, sistemática y secuencial de ejecutar las tareas necesarias para producir los bienes y servicios requeridos por la ciudadanía, así como los responsables de ejecutarlas y los requerimientos de tiempo, calidad, y cantidad de las mismas.
Los Diagramas de Flujo resultan de gran ayuda para poder visualizar de forma resumida los pasos a seguir para el eficaz y eficiente desempeño de unatareas.

OBJETIVOS

La elaboración de este trabajo, tiene como objetivo general:
* Dotar de las herramientas técnicas necesarias para sistematizar, estandarizar y normalizar la forma de realizar las actividades, y consecuentemente mejorar la gestión y los resultados de una tarea.

MARCO REFERENCIAL

1. DIAGRAMA DE FLUJO
Los Diagramas de Flujo o Flujogramas, en el contexto delanálisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.
La representación gráfica de un proceso permite que sea analizado por los que tienen a su cargosu realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:
* Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama deflujo reemplaza varias páginas de texto.
* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Ya que se identifican los pasos redundantes, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, y cuando serealizan mejoras en el proceso.
* Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos, mostrando gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos.
* Es muy útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, pueden hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual deprocedimientos completo.

2. CONSTRUCCION DE LOS DIAGRAMAS
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:
2.1 Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:
* Nombre de la institución.
* Título, o sea diagrama de flujo.
* Denominación del proceso o procedimiento.
* Denominación del sector responsable delprocedimiento.
* Fecha de elaboración.
* Nombre del analista que realizó el trabajo.
* Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.
* Simbología utilizada y su significado.
2.2 Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
* Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el...