Flujograma para organizar eventos

FLUJOGRAMA FERIAS ORGANIZADAS Y COMERCIALIZADAS
Una vez confirmada la organización de una feria, firmado contrato con el gremio representante o co organizador, se elaboran varias etapas delogística, paso a paso desde la venta hasta la ejecución de la feria.

ETAPA 1. Comercialización y arranque (desde el día):
1. Crear la información para ventas: planos, mailings, contratos, carta deinvitación, carpetas, tarjetas.
2. Crear un formato de reporte de ventas.
3. Coordinar con el diseñador el logo de la feria y diseño madre (diseño base de imagen para la feria)
4. Lanzamiento de feria(almenos 4 meses antes de la ejecución de la Feria)

ETAPA 2. Inicio de logística (2 meses antes de la realización de la feria)
1. Creación del manual del expositor
2. Envío de manuales
3. Impresiónde posters, pases de cortesía, pase para el cocktail de inauguración
4. Coordinación con el centro de convenciones para el cocktail de inauguración
5. Entrega de posters y pases a expositores
6.Coordinación de cobranza

ETAPA 3. Promoción (un mes antes de la realización de la feria):
1. Hacer un programa de promoción en medios de comunicación
2. Crear la cuña radial y televisiva
3.Adaptar artes para periódicos y revistas.
4. Producir vallas , contactar buses para promoción
5. Contratar la Relacionadora Pública
6. Organizar las entrevistas de radio para los organizadores

Etapa4. Preparación Logística de Feria (2 semanas antes de la feria)
1. Impresión de Catálogos y credenciales de expositores
2. Coordinación con los co organizadores del cocktail de inauguración,preparación de la agenda de feria, programa de inauguración
3. Contratación Maestra de ceremonia
4. Contratación de bocaditos para el cocktail
5. Contratación de personal temporal in situ (registro,modelos, seguridad y limpieza)
6. Coordinación con el proveedor logístico para panelería y pedidos eléctricos

Etapa 5. Logística final in situ
1. Coordinación con el centro de convenciones para...