Foda

1. MARCO CONCEPTUAL.
1.1 ¿Qué es un modelo de gestión administrativa?
Un sistema de gestión administrativa es un conjunto de acciones orientadas al logro
de los objetivos de una institución; a través del cumplimiento y la óptima aplicación
del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

(Definición

conformada según monografía “Gestión Administrativa deuna empresa comercial”: http://www.monografias.com)[Consultada:16
de Abril de 2007]

1.2 Importancia de un modelo de gestión administrativa.
Los modelos de gestión administrativa permiten la optimización en la ejecución de los
procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestión de los
servicios. La incorporación de un modelo de gestión al procedimiento administrativopermite una reducción en el tiempo empleado en los trámites y consultas, así como,
una mayor calidad en el servicio prestado, que es recibido por el usuario.
Considerando los beneficios anteriores, se presentará una propuesta de aplicación
del Modelo de Gestión Administrativa diseñado para la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque.

En los últimos años muchas empresas han incorporado nuevos sistemasde gestión
que permiten la automatización en la ejecución de los procesos con el fin de
aumentar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios que realiza. Estos
sistemas denominados flujo de trabajo son sistemas informáticos que permiten la
integración de los distintos procesos así como, el control automático de los
elementos que participan en los mismos, desde personas y ordenadoreshasta
información y documentación.

La aplicación de estos nuevos sistemas de gestión a los procesos administrativos
permite agilizar la circulación tanto de información como de documentos,
obteniéndose una mayor eficacia en el servicio prestado.

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Pero es importante considerar, que la automatización es fácilmente aplicable en
instituciones que cuentan con una estructura organizativafuncional y procedimientos
administrativos definidos y efectivamente aplicados, así como también, capacidad
financiera que les permita invertir en la tecnología requerida.

1.3 Objetivo de un modelo de gestión administrativa.
La aplicación de un Modelo de Gestión Administrativa persigue los objetivos
siguientes:
- Optimizar los procesos de gestión, logrando un trabajo más eficaz y fácil derealizar.
- Mejorar los productos o servicios que se ofrecen a los clientes.
- Establecer procedimientos de seguimiento y control de los procesos internos y de
los productos o servicios, de tal forma que se facilite la toma de decisiones a partir
del conocimiento de la situación existente y de su evolución histórica.
- Incorporar nuevas tecnologías para mejorar e incrementar la oferta deproductos o
servicios.

La incorporación de un nuevo modelo de gestión administrativa propone una
evaluación preliminar y exhaustiva de la situación actual, de tal forma que se
conozcan todos y cada uno de los procesos administrativos desarrollados dentro de
la institución y los elementos que intervienen en ellos, tanto personal como material.

1.4 Etapas de un Modelo de GestiónAdministrativa.
El Modelo de Gestión Administrativa, involucra diversas etapas a desarrollar en la
secuencia descrita a continuación:
- Análisis de la estructura funcional: descripción de las funciones y objetivos de
cada una de las unidades administrativas y de servicio, así como de las
interrelaciones y los flujos de información entre ellas.
- Análisis de las relaciones con terceros: identificar ycaracterizar las entidades
con las que interactúa el servicio y el objeto de dicha interacción.
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- Identificación de los procesos de la institución: establecer los circuitos
funcionales y los servicios que se prestan.
Esta primera fase requiere una intensa colaboración por parte del personal que
interviene en el proceso y permite la identificación de los puntos débiles y de las
etapas en...