FODA

INFORME DIAGNOSTICO PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Y PROPUESTA DE TRABAJO (DEPTO. DE PERSONAS)

OBJETIVO
Se realizó estudio, entrevistas y observaciones que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos del departamento, para analizar y proponer alternativasviables de solución que ayuden a minimizar o erradicar los mismos.
ALCANCE
Funcionarios del Departamento de Personas en la unidad de Procesos Administrativos, y Trabajadoras de los jardines Infantiles y que estén directamente relacionados con los procesos antes descritos.
ANALISIS ADMINISTRATIVO U ORGANIZACIONAL
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA
Los Aspectos que se evaluaron son; OrganigramaEstructural, Niveles Jerárquicos, Tramos de Control, Recursos Existentes, Dependencia y relación con otras áreas.


ANALISIS DE LAS FUNCIONES
Comprendió el análisis de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.
En la actualidad cada funcionario de “Administración” tiene asignado una cantidad dejardines que permiten equilibrar la carga laboral, ya que están divididos por cantidad de trabajadores, logrando que cada integrante inicie y finalice el ciclo.
El funcionario de ATP Interno, recepciona consultas telefónicas y vía mail. Atiende personalmente a las funcionarias.
Archivo: Custodia y resguarda la información confidencial de cada trabajador (a) de la Región.

Documentación y Procesospor Jardín Infantil

1. Alumnos en Practica
1. Honorarios Licencias médicas y excepciones.
1. Finiquitos.
2. Horas Extras
2. Honorarios de Planificación.
2. Contratos y Modificaciones contractuales.
3. Desctos. Remuneración
3. Control Presupuestario.
3. GER.
4. Licencias Médicas (Análisis y Recuperación de Licencias Médicas)
4. Sindicatos
4. Excedentes de Planta.
5. Auditorias5. Control Libro Asistencia Oficina Regional.
5. Certificados de Inhabilidades. (Crear estrategias con J.I.)
6. Permisos Con y Sin Goce de Remuneración.
6. Análisis de Planta mensual.
6. Actualizaciones de Contratos.
7. Tramites Varios Oficina Regional (P/E Permisos administrativos).
7. Feriado legal y Progresivo según distribución de establecimientos
7. Fondo Desempeño Difícil.
8. Feriadolegal Dirección Regional
8. Impresión y despacho de Liquidaciones Mensuales
8. Control Recepción de Liquidaciones

ANALISIS FODA UNIDAD DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
FORTALEZAS
Equipo de Trabajo con experiencias y conocimientos en cada uno de los procesos administrativos.
Carga laboral equitativa que contribuye a percibir el trabajo como “justo”.
Existe potencial y la predisposición paraimplementar estrategias que minimicen las debilidades del Departamento.


OPORTUNIDAD
Alcanzar altos estándares de calidad del trabajo.
Consolidar al equipo de trabajo.
Generar mayor vínculo con los Jardines Infantiles y constante retroalimentación hacia los mismos.
Involucrar a las instituciones externas en la gestión diaria (Caja Los Andes), respecto a consultas e inquietudes de lastrabajadoras. (Informes Oportunos).

DEBILIDADES
No existen controles oportunos a los procesos críticos en el manejo de la información.
No existe Misión ni objetivos claros ni concisos respecto a la tarea específica y diaria, que debe desarrollar la unidad.
Carencia de indicadores que permitan evaluar un periodo de tiempo determinado y aplicar acciones y decisiones asertivas.(Naturaleza, sufuente, su calidad y cantidad).
El sistema no entrega informes que permitan optimizar los tiempos ante la implementación de controles.
Custodia y Resguardo de la documentación para mantener la confidencialidad de cada trabajadora o trabajador de la Fundación.
Perdida de concentración y foco en la gestión debido al acceso ilimitado a Internet.
Pérdida y/o extravío de documentación para su oportuno...