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Instituto Femenino San Antonio de Padua

Apuntes & Actividad 2 de Septiembre

Access

ESTOS APUNTES DEBEN QUEDAR EN EL CUADERNO, YA QUE LA SIGUIENTE CLASE SE REALIZARA UNA REVISIÓN DE LOS MISMOS

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablasbasadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access, los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas).

Otro de los posibles “errores” que se deben evitar es que existan registros fantasmas, es decir datos que no son congruentes oinexistentes en las bases de datos creadas

Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access. 

¿Debería una base de datos permitir este tipo de situaciones? La respuesta es NO. Precisamente uno de los objetivos de las bases de datos esevitar inconsistencias en los datos almacenados y mantener la coherencia en los resultados.

Para evitar este tipo de situaciones, en las bases de datos se utilizan las relaciones y  la integridad referencial.

¿Para qué crear diferentes relaciones en una tabla?

Usamos relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por lasque se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

I. Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campode clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. del cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, OfficeAccess 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

II. Las relaciones detabla informan de los diseños de formulario e informe: Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

III. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridadreferencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. 

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externasa las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen...