fondo de caja chica

FONDO DE CAJA CHICA
El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.
En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más quetodo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.
Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el reembolso.
CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El fondo debe ser creado con un valor que sea eladecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre Bs 200.00 a Bs 500.00 y en caso de ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre Bs 5000.00 a BS 9,000.00.
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a suutilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido más 60 días adicionales). La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar lacustodia del fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, sino hasta que se modifica el importe del fondo.
NORMATIVA MINIMA ACONSIDERAR.
1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el valeprovisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma,
3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.
4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.
5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes porcompras al crédito como pagos de caja chica.
6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
7- El departamento de auditoría interna reportara los faltantes aldepartamento de contabilidad para que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original: Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.
UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamenteautorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.
1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.
a) Si todo está correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.
b) Retiene el comprobante y lo sella de...