Fondo fijo de caja chica

| | POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CAPÍTULO: FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA |
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* Objetivos: | |
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Establecer las políticas y procedimientos (norma) operativos óptimos de control de los Gastos realizados por medio del Fondo Fijo de Caja Chica (Fondo Fijo), para estandarizar los procedimientos para su utilización, criteriosy reembolsos. El presente documento contiene los pasos a seguir que ofrecen protección razonable contra desviaciones que se pudieran presentar en su utilización.

Asegurarse de que el Fondo Fijo sea utilizado para realizar gastos menores que por su importe resulte incosteable hacer un pago con transferencia electrónica o cheque, así como evitar el rezago de las comprobaciones del Fondo Fijo.* Vigencia y Período de Revisión: | |
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La presente norma entrará en vigor a partir del 22 de diciembre del año 2011, y permanecerá vigente en tanto no se emita una nueva versión de la misma; será evaluada periódicamente por la DA con la finalidad de incrementar su eficiencia y facilitar su aplicación. Su actualización se realizará cuando sea necesario, tomando en consideraciónlas sugerencias y observaciones manifestadas por el personal involucrado en las presentes transacciones.

* Políticas: | |
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1.- La Dirección Administrativa (DA) será la encargada de autorizar los montos a disponer de los Fondos Fijos de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas o departamentos, previa justificación por escrito del responsable del área o departamentosolicitante. El responsable del área o departamento conjuntamente con el encargado que haya designado del Fondo Fijo, serán responsables solidarios del buen manejo del mismo.

2.- La DA vigilará que el ejercicio de los recursos se realicen conforme a las disposiciones establecidas en la presente norma, dictando las medidas preventivas correspondientes e imponiendo las sanciones que resultenprocedentes.

3.- Los arqueos serán programados por la DA en forma aleatoria, serán periódicos, sorpresivos y persiguen los siguientes objetivos:

a) Verificar la correcta custodia del efectivo y los comprobantes.

b) Que las erogaciones realizadas por medio del Fondo Fijo sean destinadas para los fines establecidos en la presente norma.

c) Que la suma de los comprobantes y el efectivosean equivalentes al total del Fondo Fijo asignado.

4.- La entrega del Fondo Fijo se realizará mediante cheque nominativo a nombre de la persona responsable y encargada del Fondo Fijo asignada por el titular del área o departamento solicitante, debiendo suscribir éste el “Recibo de Recepción de Fondo Fijo de Caja Chica” (Formato F.F.C. 01) en original y copia, quedando el original en custodia yresguardo de la DA y la copia para la persona responsable asignada.

5.- El responsable del manejo del Fondo Fijo deberá observar las siguientes medidas:

a) Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes y efectivo que amparen el Fondo Fijo.

b) La documentación comprobatoria y efectivo que forman parte del Fondo Fijo deberán estar disponibles para su revisión encualquier momento.

c) Deberá mantener siempre un importe igual al Fondo Fijo establecido integrado por efectivo y comprobantes.

6.- En caso de que el monto del Fondo Fijo no sea suficiente, la DA autorizará el incremento del mismo, previa justificación por escrito del área o departamento solicitante, y la entrega del incremento se hará mediante cheque nominativo a nombre del encargado delFondo Fijo. Firma el nuevo recibo y recoge el anterior.

7.- Cuando cambie de responsable el Fondo Fijo se reembolsara la totalidad ya sea en comprobantes o efectuando el reintegro del efectivo, mismo que se depositará en las cuentas bancarias de la Compañía.

8.- Los recursos del Fondo Fijo únicamente se destinarán a cubrir gastos de operación y administrativos, que sean estrictamente...