Fondo fijo de caja y polizas de tres registros

Unidad 1.-Fondo de Caja y el sistema de pólizas de tres registros
1.1- Concepto y Finalidad.
El fondo fijo de caja se refiere a el dinero en efectivo con que cuenta una empresa determinada para el uso especifico de la misma como puede ser gastos de uso externo e interno de la misma.
Su finalidad es la de conocer el mecanismo del fondo para poder registrar y controlar la creación, ampliación,cancelación parcial o total del mismo.
La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina “Fondo Fijo de Caja”.
1.2.- Funcionamiento.
* Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo
Se carga
* Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo
Se abona Por la Cancelación parcial o total del fondo
Saldo Deudor1.3.- Registros Contables
Creación del fondo
El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo,custodia y liquidación.
El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica ydocumentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso.
Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y la fecha.
Se aumenta por eldebe cuando se decide aumentar el fondo fijo de caja chica y se disminuye por el haber cuando se decide eliminar el fondo.
Reposición del fondo
La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos losdocumentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.
En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma

1.4Antecedentes del sistema de pólizas de tres registros
Sistema de Pólizas con tres Registros
el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo comocaracterística que permite una mayor división del trabajo:
Pólizas de un Registro
También llamado sistemas de pólizas de diario, en éste se establece un solo tipo de póliza como documento contabilizador, es decir un solo diario. Este diario es tabular y su rayado es exactamente igual al del diario tabular, para contabilizar la póliza, la información se toma de los comprobantes mismos se anexan a lapóliza.
Pólizas de dos Registros
También llamado sistema de diario y caja en el que se destinan dos juegos de pólizas, uno destinado a controlar y contabilizar clasificadamente las operaciones con movimiento de efectivo y otro para las demás operaciones. Las primeras se denominan Pólizas de Caja, y las segundas Pólizas de Diario.
Por lo que se abren dos registros de pólizas, o sea dos diarios,...