Fondo fijo y caja chica

FONDO FIJO Y CAJA CHICA
Una de las claves para el buen funcionamiento de la caja central es separar movimientos de pequeñas cantidades de dinero, necesarios, por ejemplo, ante emergencias o en operaciones que no se puede abonar con cheque. Esto es el “Sistema de Fondo Fijo”, que destina una suma de dinero para gastos menores y canaliza todo el resto del movimiento financiero a través de lascuentas bancarias.
El “fondo fijo” es muy similar a la Caja Chica, se diferencian porque el Fondo Fijo se genera y repone con cheques propios de la empresa y la Caja chica con efectivo desde la Caja Central; además el FF implica todo un sistema de control financiero a través de las cuentas bancarias, ya que todo lo que se recauda se deposita.
OBJETIVOS DEL SISTEMA
Los principales objetivos delsistema de FF son:
Eliminar de la Caja Central los pequeños movimientos del dinero.
Disponer de fondos en efectivos para aquellos gastos en que no se justifica o no se puede pagar con cheques.
Delegar en uno o más responsables el manejo de fondo fijo.

DESIGNACION DE ROLES Y PROCEDIMIENTOS
Debe designarse la persona que se hará cargo de la Caja Chica o Fondo Fijo, corresponderá realizar uncursograma para el uso del fondo y otro para el proceso de reposición.
PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA: Determinación del importe a asignar
Se realizara un estudio estadístico muy simple donde se tomara los gastos menores de cierto tiempo. Ahora se debe decidir cada cuanto tiempo se repondrá, lo tiempos adecuados son de reposición semanal o cada 10 días.
Si en el fondo hay excedentes (debido a que nose utilizó todo el FF), se lo utilizara como un margen de seguridad para que el fondo no se agote mientras se lo repone. A este importe se lo redondeara en más y queda así definido el saldo del Fondo Fijo.
HABILITACION INICIAL- REGISTROS
Por medio de la emisión de una Orden de Pago interna se habilitara el o los Fondo/s Fijo/s que corresponda/n, con la debida firma del empleado a cargo delmomento de recibir el dinero, papelería e instrucciones.

FUNCIONAMIENTO DE LOS GASTOS DIARIOS
Cuando un empleado necesita incurrir en algún gasto, debe dirigirse a su referente con autoridad para aprobar o no el gasto a realizar. Cada jefe realizara un listado de personas que están autorizadas a retirar el dinero del FF.
El encargado de FF no puede ni debe decidir si el gasto es procedente o no;el encargado solo tendrá en cuenta si quien pide el dinero está en la lista de los autorizados.
Estas sumas se rinden el mismo día, solo nos encontraremos con demoras de más de un día para rendición si las situaciones están en fin de semana o feriados.
La planilla es de uso provisorio y puede tener un diseño simplísimo:
Encabezado: logo o iso de la empresa, nombre de la planilla.
FECHAAPELLIDO Y NOMBRE DEL EMPLEADO QUE RETIRA
IMPORTE RETIRADO
FIRMA









Cuando el empleado regresa, deberá hacer autorizar el comprobante obtenido en la compra. La autorización estará a cargo de su jefe. Debe ser por escrito en el mismo documento de gasto. Puede tener la simple palabra “Autorizado”, firma y fecha, o ser más formal contándose con algún sello de “AUTORIZADO Y RETIRADO”, firmay fecha.
Recién ahora el empleado que hizo la compra se dirige al encargado de CC con el comprobante autorizado y el “vuelto” de la operación. El encargado controlara que el comprobante este autorizado por el jefe y que ajuste a las norma de emisión de comprobantes dispuestas por la AFIP. Si todo está en orden, recibe estos elementos y TACHA la firma del empleado que había retirado los fondosdelante de él.
EL REGISTRO EN LA “PLANILLA DE REPOSICION DE CAJA CHICA”
El encargado de FF debe ingresar el comprobante a la “Planilla de Reposición de Fondo Fijo”, que es un documento más formal, interno de la empresa.
FECHA Y PROCEDIMIENTO DE REPOSICION
Llegada la fecha de reposición o consumido el 70%, se cierra la planilla de reposición, se abrochan o pegan los comprobantes obtenidos y se...