Fondo Fijo

FONDO FIJO: CAJA CHICA
Su Tratamiento Contable, y otros procedimientos

EL FONDO FIJO.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa. Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar ingresos para efectuar pagos y estos sedeben realizar por medio de cheques.

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menores y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones,para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuantía no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica, y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, asísucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.-
La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

* Caja Chica Con Fondo Fijo.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puedeser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

* Caja Chica Con Fondo Variable.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estosfondos están de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.

- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
-Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos en servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Se efectúa el pago de éste tipo de gastos menores en efectivo.

c).-Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizados, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utiliza para solicitar la reposición de los fondos adjuntando los documentos sustentatorios (llamase Recibo de Egresos).

ASPECTO TECNICO

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

* Prohibir usar los fondos decaja chica para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes o proveedores.
* Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma al responsable que efectúo el gasto.
* El procedimiento para la reposición del fondo deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia.
* En los casos de anticipos paragastos con dinero del fondo fijo, se deberá precisar el tiempo en que se efectúe tal gasto, pasado el cual, si éste no ha sido realizado, solicitar inmediatamente la devolución del dinero.
* Efectuar arqueos periódicos sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes; dejándose...