fondos acumulados

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.






YANIN CASTELLANOS
JUDITH DUARTE
SONIA MARÍN


363231 - 63687









SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ, D.C. 2013

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
RESUMEN
El presente artículo describe los elementos básicos enel diseño de los Cuadros de Clasificación de Documentos, los diversos modelos empleados en el ámbito mundial, las recomendaciones que pueden fortalecer el desarrollo de la archivística nacional en cuanto a la metodología propia en la aplicación del Cuadro en cada fase de archivo y como producto final de la etapa de identificación. Adicionalmente se busca posicionar al CCD en los archivos degestión, central e histórico como elemento crucial en la organización física e intelectual de los documentos.
Palabras clave: identificación documental, organización de archivos, cuadros de clasificación documental, ciclo vital del documento.
INTRODUCCIÓN
El presente artículo se encuentra lo siguiente:
Se describen las diferencias y similitudes existentes en la archivística moderna frente a laidentificación y clasificación de documentos, por ser dos actividades consecutivas en la organización de archivos, pero con definición, utilidad y procedimientos diferentes en su campo de aplicación.
Para finalizar se establecen las consideraciones propias para el diseño de los CCD, destacando las principales características de los actuales modelos (orgánico, funcional, orgánico - funcional y uniformeintegral de documentos), así como la metodología para su elaboración y algunas recomendaciones generales para su estructura en las diversas fases de archivo (Gestión, Central e Histórico).
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Es el primer instrumento de descripción de un archivo, y el único que permite una visualización conjunta de los fondos, las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de lainstitución y de la actividad que desarrolla. Este planteamiento expone el instrumento de planificación archivística encargado de estructurar lógicamente, cada una de las tareas relacionadas con la organización de archivos, así como la relación causa efecto de toda la documentación de una entidad o unidad administrativa a lo largo de su vida institucional.
En cuanto a la organización física de ladocumentación en el país, se utiliza la tabla de retención o valoración documental, según sea el caso. Es un Cuadro de Clasificación, se puede definir como la herramienta que nos permite codificar, identificar y organizar cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada unidad administrativa. por tanto los dos tipos de series deben ser organizadas partiendo de los principiosbásicos de la archivística (procedencia y orden original).
toda la documentación: la que se produce hoy en día que muchas veces no está en manos de archiveros y la histórica, que a su vez por haber pasado por las manos de eruditos e historiadores, ha perdido su organización de procedencia y se presenta como una colección de documentos dispuesta por materias o temas.
¿QUIÉN, CUÁNDO Y DÓNDE SEELABORA EL CUADRO?

¿QUIÉN? es el responsable por las orientaciones frente a la construcción del Cuadro. ¿CUÁNDO? es el momento ideal para su diseño.
¿DÓNDE? se recopila la información necesaria para su elaboración y posterior aplicación. En la actualidad en el país aún no se han establecido criterios homologados o únicos frente a esta actividad como proceso archivístico y en este artículo sólo sepretende evidenciar algunas ideas que ofrezcan mayor solidez a las corrientes actuales.
Se debe elaborar la herramienta archivística, es vital que la dirección y coordinación sea del Bibliotecólogo y Archivista por ser el experto que ha tenido una formación teórica e integral en el área de la documentación y la información, además de poseer una visión clara, concisa y técnica frente a la...