Fondos acumulados
Páginas: 76 (18906 palabras)
Publicado: 23 de agosto de 2010
COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
Fondos Acumulados Manual de Organización
Archivo General de la Nación, Colombia
División de Clasificación y Descripción
Clara Inés Casilimas Rojas Juan Carlos Ramírez Moreno
Bogotá, D. C., abril de 2004
ARCHIVO GENERAL
DE LA
NACIÓN
DE
COLOMBIA
Manual de Organización de Fondos Acumulados
ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN
República de Colombia Establecimiento Público Adscrito al Ministerio de Cultura CONSEJO DIRECTIVO Ministerio de Cultura Ministra: María Consuelo Araújo Castro Viceministra: Adriana Mejía Presidencia de la República Víctor Manuel Díaz (Representante del Sr. Presidente) Colciencias María del Rosario Guerra (Directora) Academia Colombiana de Historia R.P. Luis Carlos Mantilla (Delegado delPresidente) Archivo General de la Nación Sara González Hernández (Directora) (E.) Elsa Moreno Sandoval (Secretaria General)
COMITÉ EDITORIAL
Jorge Palacios Preciado Sara González Hernández Myriam Mejía William Martínez Mauricio Tovar Sara González Hernández Imprenta Nacional de Colombia
COORDINACIÓN EDITORIAL Diseño, Diagramación e Impresión
Impreso en Colombia Las publicacionesdel Archivo General de Colombia están protegidos por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrán reproducirse extractos sin autorización previa, indicando la fuente. Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad exclusiva de sus autores. ISBN 958-9298-98-2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2003
Carrera 6ª. No. 6-91 – A.A. 37555 – Tel.: 337 3111 – Fax: 337 2019 E-mail: agnnal@attglobal.net Pág. Web: www.archivogeneral.gov.co Bogotá, D. C. - Colombia
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Manual de Organización de Fondos Acumulados
ARCHIVO GENERAL
DE LA
NACIÓN
DE
COLOMBIA
TABLA DE CONTENIDO
Págs.
INTRODUCCIÓN .......................................................................... 5 1. 2. MARCO JURÍDICO................................................................ 11 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS 13 2.1. Fondos Acumulados ........................................................ 13 2.2.¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN .......................................................... 13 2.3.¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS ..................................................... 142.3.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organiza ción Documental ................................................................ 15 2.3.1.1. Aplicación del formato “otras áreas de depósito (fuera del edificio)” ...................................................... 16 2.3.1.2. Aplicación del formato “identificación de fondos y secciones por depósito”................................ 17 2.3.1.3. Selección de la muestra ................................. 18 2.3.1.4. Formato “identificación de asuntos en fondos y secciones por depósito” ................................ 20 2.3.2. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL. 20 2.3.3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL ...... 25 2.3.4. FASE OPERATIVA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y PROCESOS TÉCNICOS.................................................... 27 2.3.4.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. DEFINICIÓN . 28 2.3.4.2. Identificación, clasificación, depuración, ordenación .................................................................. 28
Manual de Organización de Fondos Acumulados
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ARCHIVO GENERAL
DE LA
NACIÓN
DE
COLOMBIA Págs.
2.3.4.3. Descripción: El inventario............................. 29 2.3.4.4. Valoración ..................................................... 31 2.3.4.5. Selección documental .................................... 35 2.3.5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN ...... 38 2.3.5.1. Tablas de Valoración Documental (TVD) Definición. .................................................................. 38 2.3.5.2. Importancia de las Tablas de Valoración...
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República de Colombia Establecimiento Público Adscrito al Ministerio de Cultura CONSEJO DIRECTIVO Ministerio de Cultura Ministra: María Consuelo Araújo Castro Viceministra: Adriana Mejía Presidencia de la República Víctor Manuel Díaz (Representante del Sr. Presidente) Colciencias María del Rosario Guerra (Directora) Academia Colombiana de Historia R.P. Luis Carlos Mantilla (Delegado delPresidente) Archivo General de la Nación Sara González Hernández (Directora) (E.) Elsa Moreno Sandoval (Secretaria General)
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INTRODUCCIÓN .......................................................................... 5 1. 2. MARCO JURÍDICO................................................................ 11 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS 13 2.1. Fondos Acumulados ........................................................ 13 2.2.¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN .......................................................... 13 2.3.¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS ..................................................... 142.3.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organiza ción Documental ................................................................ 15 2.3.1.1. Aplicación del formato “otras áreas de depósito (fuera del edificio)” ...................................................... 16 2.3.1.2. Aplicación del formato “identificación de fondos y secciones por depósito”................................ 17 2.3.1.3. Selección de la muestra ................................. 18 2.3.1.4. Formato “identificación de asuntos en fondos y secciones por depósito” ................................ 20 2.3.2. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL. 20 2.3.3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL ...... 25 2.3.4. FASE OPERATIVA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y PROCESOS TÉCNICOS.................................................... 27 2.3.4.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. DEFINICIÓN . 28 2.3.4.2. Identificación, clasificación, depuración, ordenación .................................................................. 28
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2.3.4.3. Descripción: El inventario............................. 29 2.3.4.4. Valoración ..................................................... 31 2.3.4.5. Selección documental .................................... 35 2.3.5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN ...... 38 2.3.5.1. Tablas de Valoración Documental (TVD) Definición. .................................................................. 38 2.3.5.2. Importancia de las Tablas de Valoración...
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