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ORGANIZACIÓN DE LA JORNADA LABORAL
ORGANIZACIÓN DE LA JORNADA LABORAL

Para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se pierdan horas en actividades repetitivas ni se crucen los trabajos por falta de organización es prioritario prever las acciones, cuidar la calidad de cada una, racionalizar metódicamente el tiempo y distribuir todas las tareas según un orden lógico. Así evitará tensionesinútiles que a la larga solo llevarían al agotamiento físico y mental.
Ante todo, hay que tener en cuenta que una norma muy importante para una secretaria es que su jornada laboral debe adaptarse siempre a la de su jefe, y que la organización de su propio trabajo depende fundamentalmente de las actividades de él.
Las sugerencias que se presentan a continuación no suponen sino una pequeña guíaorientativa de actuación. Seguirlas con mayor o menor fidelidad dependerá en parte del tipo de actividad a que se dedica la empresa y de los hábitos de trabajo de su superior.

COMO ORGANIZARSE ANTES DE QUE LLEGUE EL JEFE
COMO ORGANIZARSE ANTES DE QUE LLEGUE EL JEFE

* Empezar la jornada laboral llegando cinco minutos antes de la hora de entrada.
* Acudir enseguida al despacho deljefe para comprobar si todo está en orden (los ceniceros vacíos, la mesa limpia y ordenada, la agenda abierta por la página correspondiente y el calendario puesto al día).
* Retirar y archivar la prensa del día anterior.
* Asegurarse de que la agenda propia coincide con la del jefe.
* Ya en su despacho, disponerlo todo para iniciar la jornada.
* Comprobar que no falte nada paratener completo el material de escritorio y de oficina.
* Confeccionar una lista de visitas que se espera recibir durante el día y enviarla a la recepcionista, si la hay en la empresa.
* Si, como es frecuente, es la responsable de abrir el correo del jefe o superior, hacerlo nada más llegar. Leerlo, fecharlo y depositarlo en la bandeja de “entradas” del jefe.
* Ordenar el resto detareas según su urgencia. La buena secretaria es capaz de establecer prioridades racionalmente, utilizando la lógica ante todo.
* Al regresar del despacho del jefe, tras el primer contacto del día, la secretaria debe despachar el correo urgente y pasarlo para que se firme antes del mediodía.
El resto del correo puede despacharlo en un momento u otro durante la tarde.

COMO ORGANIZARSE ENEL TRANSCURSO DEL DIA

En el ámbito de las actividades de la secretaria consideradas como fundamentales, destacan unas acciones diarias:
* Coordinación del trabajo personal y de equipo: agendas, calendarios y plannings.
* Despacho de la correspondencia y el correo. Fórmulas de envío.
* Comunicaciones de régimen interno y preparación de reuniones.
* Actualización del archivo encuanto tenga la posibilidad de hacerlo.
* Organización de las visitas.
* Preparación de viajes de negocios.

COORDINACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL Y DE EQUIPO
COORDINACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL Y DE EQUIPO

La función de la secretaria está íntimamente relacionada con las tareas de organización, no solo respecto a su labor, sino también a la de su jefe.
Para que esteaspecto de su labor dé los resultados apetecidos, la secretaria tiene que conocer a fondo los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación del trabajo, como son las agendas, los calendarios y los plannings, conocimiento que le permitirá emplearlos correctamente y obtener de ellos todo el rendimiento posible.
Para lograr el máximo fruto de su trabajo, utilizando dichosinstrumentos, la secretaria ha de atender a dos requisitos básicos:
* Ordenar las tareas de la jornada, distribuyendo los cometidos que se deben realizar de acuerdo con un horario predeterminado.
* A continuación, trasladar dicho plan de trabajo a la agenda, el planning o cualquier otro instrumento de planificación.

TAREAS QUE GESTIONA LA SECRETARIA

Las tareas que debe gestionar la...