formas antiguas y modernas

Ministerio De Educación



I Trimestre 2013

Materia

Tema: Formas Antiguas y Formas Modernas.



Nombre:

Cédula

Turno:

Año:

Fecha de Entrega: viernes 22 de marzo del 2013.


Profesor(a) asignatura: Ede Montenegro.







Gancho o Espigón

Definición:
Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben.

Ventajas:
Que te ayudafacilitan y a ordenar los documentos y las facturas.

Desventajas:
Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona pérdida de tiempo.

Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.

Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.

Dónde se utiliza:
Las abarroteríaspequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.



Figura





Casillero o Nido de Paloma

Definición:
Es un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se guardan las cartas deacuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina así porque se asemeja a un palomar.
Ventajas:



Desventajas:



Donde se utiliza:


Figura




Tabla de Shannon

Definición
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared ylos documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo.
Ventajas:



Desventajas:



Donde se utiliza:
En las oficinas del registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales.

Figura





Archivo de Caja

Definición:
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña demadera, plástica o de metal. Dentro de esta se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.
Ventajas:
Son que los documentos se protegen del polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad.
Desventajas:



Donde se utiliza:



Figura






Carpeta de Fuelle oExpansión

Definición:
Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético.
Ventajas:
Nos permite utilizarlo para nuestra actividad personal. Guardamos informes que tenemos que llevar para que aparezcan a nuestra disposición en la fecha que lo necesitamos.Desventajas:
Nos obliga a mirar diariamente a primera hora, “el archivo pendiente” para organizar nuestra actividad.

Dónde se utiliza:
Se usan en las oficinas para la clasificación de formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos, En los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se entregarán alos alumnos.
Figura







Archivo Horizontal

Definición:
Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se puede localizar con facilidad los documentos, ya que es necesario buscar todos los papeles para localizar los de una persona determinada.
Ventajas:Desventajas:
Que ocupa espacio en el mueble y resulta difícil la visibilidad de los mismos.
Dónde se utiliza:
En las oficinas de negocios pequeños que manejan un reducido número de documentos de varios tamaños.


Figuras





Archivo Vertical

Definición:
El archivo vertical es un archivo que se mantiene para guardar recortes de periódico y otra información impresa. El archivo...