formas e informes

INDICE
Página
Objetivo de las formas 3
Las formas como parte integral del diseño 3
Establecimiento de un programa de administración de formas 3
Análisis de formas 7
Diseño de formas 8
Periodo e conservación 11
Naturaleza de los informes 12
Estructuración de un sistema de informes 12
Necesidades de informes externos 16
Distribución y restricciones 17
Resumen 18
Bibliografía 19
Siaplicamos uno razón de 40: 1, adoptado a lo industria, de los costos adminis-trativos a los gastos por
concepto de formas, estamos hablando de un posible ahorro anua1 de $17.2 mil millones, pues de ese modo se
incremento lo eficien-cia en las compras, el almacenamiento, el llenado, lo conservación y la destruc-ción de
dichos formas.
Alfred J. Moran, Jr., 'Tighting the Paper
Wor and Winning",Financial Executive,
septiembre de 1982, p. 53
A primera vista parecerá extraño tratar los temas de formas e informes (reportes) en un solo capítulo. No
obstante, con una rigurosa definición de am-bos conceptos probaremos que toda forma es un informe y que la
mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas.
En un sistema de informaciónadministrativa computariza-do, constituyen la interfaz entre la computadora y el
hombre, lo mismo que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas
mo-dernas. Por otra parte, su demanda tan extraordinaria, tanto interna como ex-terna, está asfixiando a miles
de compañías.
El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de lasformas e informes
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formales. La selección del medio, los métodos de al-macenamiento, el formato y el contenido son críticos en
dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará
produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.
Los informes y formas (formularios) ya existían desde mucho antes quese inventase la computadora
electrónica. Las formas han constituido la base de¡ registro y transmisión de la información en las empresas
desde hace tanto tiem-po que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas. En 1980 el mercado
norteamericano total de estas formas fue de $4.3 mil millones, de acuerdo con Alfred 1. Moran, Jr., presidente
de la TJM Corporation. Si se supo-ne larazón de 40:1 de gastos administrativos adaptada a la industria,
ascienden a $182 mil millones los costos adicionales del procesamiento de formas.
OBJETIVOS DE LAS FORMAS
En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un
nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos
másimportantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el
momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más
y aumentará de mane-ra considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos me-diante 1) laorganización de los
datos, 2) la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y 3) lograr el control de las
operaciones. La or-ganización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lec-tura y su
verificación, El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite
una introducción más rápida de los datos mediantetécnicas como la comprobación o poner los elementos
dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la mis-ma forma a
distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compa-re. (Desde luego, la computadora puede
ser el "controlador" en algunos procedimientos.)
A continuación se da una clasificación detallada de las funciones:
1 Adaptar 11...