formas o formulario administrativos

 DEFINICIÓN DE FORMULARIO

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Enellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos
Todas las instituciones requieren documentar sustransacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello lasoperaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.
CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades decada negocio.  Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado.  Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

-          Sencillez en su diseño

-          Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.

-          El orden en el cualse solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se generan los datos.

-          Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles.  Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.

-          Las copias debenser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos.

-          En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre enumerados.

-          Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-          Todo formulario debeestar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.


CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-          Simples
-          Compuestos

Los formularios simples son aquellosdocumentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.  En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente.  Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados conbase en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.  Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-          De bloques
-          Talonarios
-          Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con...