Formas Y Formatos

INDICE




Página

Objetivo de las formas 3
Las formas como parte integral del diseño 3
Establecimiento de un programa de administración de formas 3
Análisis de formas 7
Diseño de formas 8
Periodo e conservación 11
Naturaleza de los informes 12
Estructuración de un sistema de informes 12
Necesidades de informes externos 16
Distribución y restricciones 17
Resumen 18Bibliografía 19































Si aplicamos uno razón de 40: 1, adoptado a lo industria, de los costos administrativos a los gastos por concepto de formas, estamos hablando de un posible ahorro anua1 de $17.2 mil millones, pues de ese modo se incremento lo eficiencia en las compras, el almacenamiento, el llenado, lo conservación y la destrucción dedichos formas.

Alfred J. Moran, Jr., 'Tighting the Paper
Wor and Winning", Financial Executive,
septiembre de 1982, p. 53

A primera vista parecerá extraño tratar los temas de formas e informes (reportes) en un solo capítulo. No obstante, con una rigurosa definición de ambos conceptos probaremos que toda forma es un informe y que la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos yotros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismo que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. Por otra parte, su demanda tan extraordinaria, tanto interna como externa, está asfixiando a miles de compañías.
El conceptode sistemas de información implica una comunicación por medio de las formas e informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.
Losinformes y formas (formularios) ya existían desde mucho antes que se inventase la computadora electrónica. Las formas han constituido la base de¡ registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas. En 1980 el mercado norteamericano total de estas formas fue de $4.3 mil millones, de acuerdo con Alfred 1.Moran, Jr., presidente de la TJM Corporation. Si se supone la razón de 40:1 de gastos administrativos adaptada a la industria, ascienden a $182 mil millones los costos adicionales del procesamiento de formas.


OBJETIVOS DE LAS FORMAS


En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operaciónconstituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son facilitar elflujo, procesamiento y análisis de datos mediante 1) la organización de los datos, 2) la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y 3) lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación, El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable ypermite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare. (Desde luego, la computadora puede ser el "controlador" en algunos procedimientos.)

A continuación se da una...