formato analisis de puestos ingeinieria industrial







CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL


ESTUDIO DEL TRABAJO II


UNIDAD 5. ANÁLISIS Y VALUACIÓN DE PUESTOS


4IV


ALUMNOS:



ENERO – JUNIO 2013
ANÁLISIS DE PUESTOS


Clave del puesto:______
Fecha: 3/05/2013_____

1. GENERALES

1.1. Denominación o nombre del puesto: Secretaria___________________________________
¿Qué otra(s) denominación(es) tiene?Asistente___________________________________

1.2. Localización en la organización
Elabore un organigrama que muestre la posición del puesto dentro de la organización:

































1.3. Jefe inmediato superior
Nombre: Carlos Martínez_________________ Puesto: Gerente______________________

1.4. Jornada de trabajo
De: _9 a.m._ a _6 p.m. _.Alimentación de _1:30 p.m._ a _2 p.m._ de _Lunes_ a _Sábado_

Observaciones: (Jornada u horarios extraordinarios): 1 hr.

1.5. Localización física (señalar el edificio, piso, alineación y orientación donde se encuentre el puesto): el área de trabajo de la secretaria se encuentra en las oficinas, ubicado en el__ tercer piso, en el lado noreste.________________________________________________

2.DESCRIPCIÓN ANALÍTICA

Actividad
Periodo de ejecución
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circular).
Diario
Taquigrafiar correspondencia y textos en español o ingles.
Diario
Devolver textos y asuntos básicos recibidos, para fines de correspondencia y recopilación.
Diario
Organizar y mantener archivos de documentos y cartas generalmente confidenciales, agenda y registros,determinando su localización, cuando sea necesaria o comunicando compromisos al superior.
Diario
Prevenir oportunamente necesidades básicas del componente como: material de escritorio, facilidades, pedidos, atendiendo a su suministro.
Semanalmente
Actuar en cargos menores que constituyan detalles de la tarea del superior, haciéndoles sugerencias y ayudándole.
Diario
Ejecutar otras tareascorrelacionadas con las ya descritas, a criterio de su superior.
Cuando sea necesario
Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos
Diario


3. DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Función
Unidad, grupos, artículo o persona afectada
Sistema, procedimiento o técnica utilizada
Objetivo o razón de la función
Observación
Redactar en español o ingles
Gerente
Computadora
Tener porescrito las actividades y documentos

Programar reuniones
Gerente, clientes
Cronograma
Agendar las actividades y compromisos del gerente

Atender y Presentar visitas
Gerente
Teléfono
Comunicar la llegada de un cliente o visitante

Mantener archivos
Gerente
Computadora y archivo muerto
Resguardar la información que se genere

Atender llamadas telefónicas
Gerente
TeléfonoBrindar información

Revisión y redacción de correos electrónicos
Gerente
Computadora
Recibir información y atender a los clientes

Gestionar viajes
Gerente
Teléfono y computadora
Comprar boletos de viaje.


4. REQUERIMIENTOS

4.1. Habilidad

4.1.1. Escolaridad:
Primaria
Bachillerato o vocacional
Carrera técnica o comercial
Especificar: Secretariaejecutiva______________________________________
Profesional; especificar: ____________________________________________
Posgrado, especificar: ______________________________________________

4.1.2. Conocimientos especiales necesarios:
Especificar: Dominio del paquete Office, Outlook e Internet; manejo de calculadora,_ fotocopiadora, escáner, fax y conmutadores telefónicos de varias líneas; conocimientos en administración ylogística.______________________________________________

4.1.3. Idiomas:

Idioma
Requiere leerlo
Requiere leerlo y escribirlo
Requiere hablarlo
Requiere dominarlo (escribirlo, leerlo y hablarlo)
Español



X
Ingles



X

4.1.4. Experiencia:
Necesaria _____X_______ Deseable ________________ No necesaria___________
En caso de ser necesaria: 6 a 12 meses en puesto similar. 5...