Formato condicional

Uso de los formatos condicionales en tablas de presentación y análisis de datos, en hojas de cálculo de Microsoft Excel 2007 para el análisis de la calidad.

Los formatos condicionales son de mucha utilidad en Microsoft Excel 2007, para resaltar valores que nos resultan de importancia en las tablas que elaboramos para el control de la calidad de los procesos y para cualquier otro uso engeneral. Microsoft Excel puede ser descargado a prueba y se pueden obtener cursos gratuitos por internet.

Ejemplo con una tabla de datos de Excel 2007
Tomando una tabla en la que deseamos que las celdas D3, D7, D11, D15 y D19, que muestran el porcentaje de piezas cuyas pruebas han sido aceptadas a la primera vez en cinco etapas de inspección diferentes, deseamos que:
Si algún valor es inferior al96%, la celda sea rellenada de color rojo para resaltarla.
Si algún valor está entre el 96 y el 98%, la celda correspondiente sea rellenada con color amarillo.
Todos los valores superiores al 98% sean marcados en color verde, indicando claramente que están dentro del objetivo.

Aplicando el formato condicional a las celdas
Dado que las reglas para las cinco celdas son las mismas, seleccionamoscada una de ellas con la ayuda del botón izquierdo del ratón y la tecla “Control” o “CTRL”, para que permanezcan seleccionadas todas.
En el menú de “Inicio” aparece el botón de “Formato Condicional”, en el cual aparecen las reglas a seleccionar. Si deseamos tenerlo siempre a la mano, podemos agregar el botón al menú de inicio rápido, personalizando la barra de herramientas de acceso rápido.Seleccionar la primera opción “Resaltar reglas de celdas” donde aparecen diferentes reglas, siendo las 3 primeras las únicas que necesitamos para el caso del ejemplo, y podemos aplicarlas en cualquier orden.
La primera opción corresponde a “es mayor que”, la cual nos resulta útil para la opción 3 del ejemplo, donde necesitamos indicarla como fracción en el espacio de la izquierda del recuadro queaparece, es decir, 0.98, ya que como es usual en probabilidad, la unidad representa al 100 % y es como se calculó cada una de estas celdas. Posteriormente se selecciona en el recuadro de la derecha “Formato personalizado”, de ahí, en la cejilla de relleno seleccionamos el color verde y le damos aceptar.
La segunda opción, manteniendo aún seleccionadas las cinco casillas, seleccionamos la regla “esmenor que”, la cual nos será útil en este caso para la opción 1 del ejemplo, donde repetiremos el proceso anterior, pero indicando en este caso 0.96 y en relleno seleccionando el color rojo.
La tercera opción es “entre”, la cual es útil para la opción 2 del ejemplo, donde debemos indicar 0.96 y 0.98, respectivamente en el recuadro, y seleccionar el color amarillo en relleno.
Las reglas sonaplicables a las casillas que hemos seleccionado, por lo que si hay fórmulas en las mismas y los valores varían, los colores de las casillas corresponderán al nuevo valor calculado, de acuerdo con las reglas que establecimos.

Otras reglas del formato condicional de Excel 2007
Las otras reglas que aparecen en la primera opción del formato condicional sirven para identificar cuando un valor es igual auno que queremos resaltar, a identificar un texto que contenga ciertos caracteres en particular, una fecha determinada y otras reglas.
La segunda opción de las reglas del formato condicional nos ofrece la oportunidad de identificar automáticamente los 10 valores mejores, los 10 inferiores, el 10 % de los mejores o de los peores, Valores por encima o debajo del promedio de un rango de datos, opodemos especificar otras reglas de acuerdo a nuestras necesidades en más reglas.
Hay diferentes símbolos también que nos ayudan a interpretar visualmente los resultados, como indicadores de si un valor ha disminuido, se ha incrementado, etc.
Con estas opciones, junto con las opciones lógicas, disponemos de una poderosa herramienta que nos facilitará la pronta visualización de resultados en...